企業がSaaSコスト見積りで犯す4つの間違い

よく言われるように、悪魔は細部に宿ります。 SaaS 実装のコストを計算するときは、次のようなよくある間違いを避けてください。

[[353222]]

SaaS ソリューションの導入を伴うデジタル変革イニシアチブを検討している場合、評価する必要がある重要な要素は総コストです。しかし、そこで止まらないでください。総コストをより正確に見積もるには、総コストを SaaS 年間契約価格の購入にかかる外部コストと 1 回限りの実装コストに分割する必要があります。

よくある間違いを避けることで、SaaS 実装コストをより正確に見積もることができます。

1. SaaSプロバイダーまたはシステム統合（SI）パートナーに高レベルの見積もりを依頼する

SaaS プロバイダーの主な焦点は、購入トランザクションを完了することです。彼らが最も望まないことは、高い実装コストで顧客を遠ざけることです。この原則は、システム インテグレーター (SI) パートナーにも適用されます。彼らはできるだけ早く契約を締結し、プロジェクトの実施を開始したいと考えています。

初期コストの見積もりを高くすると、クライアントが他のパートナーとの協力を検討したり、プロジェクトをキャンセルまたは延期したりする可能性があります。さらに、システム インテグレーター パートナーは SaaS プロバイダーと緊密に連携しているため、SaaS プロバイダーの取引を危険にさらす可能性のある行為を行わないよう細心の注意を払います。したがって、彼らは皆、初期の実装コストの見積もりを低く抑えようとするかもしれません。

見積り費用を低く抑え、顧客を怖がらせないようにするために、見積り費用は非現実的な仮定に基づいたものになったり、顧客が見積もった作業を省略したりすることがあります。たとえば、見積りコストでは、顧客がベストプラクティスを採用し、最小限の構成作業が必要であると想定されることがよくあります。その他の場合では、見積りコストは、変更管理の労力が非現実的に少ないインストール プロジェクトに基づいている可能性があります。

これは見積り費用が不正確であることを意味するものではありません。特定された作業範囲と仮定に対して、これは非常に正確である可能性があります。クライアントにとっての課題は、特定された作業範囲と仮定が、クライアントの変革目標を達成するために必要な作業範囲全体を本当に反映しているかどうかを判断することです。たとえば、顧客は 3 営業日などの指定された期間内にすべての決定を下すというのが一般的な想定です。このような短い意思決定時間が合理的かつ達成可能であることを確認する必要があります。

2. クライアントの責任と作業負荷を適切に定義していない

前述のように、実装パートナーは顧客 (あなた) の予想される作業負荷を無視し、プロジェクトでパートナーが実行する作業のみを指定する場合があります。あるいは、見積コストには、実装パートナーが完了する必要がある顧客作業の一部のみが含まれる場合があります。これには、プロジェクトを正常に実行するために完了する必要があると特定されたすべての作業が含まれるとは限りません。

さらに、クライアントは見積り費用が正確であると想定しないように注意する必要があります。実装パートナーの見積り作業コストには、見積りの差異を考慮して予備費が含まれます。また、実装パートナーはワークロードの容量と生産性の見積もりに関する洞察がほとんどないため、ワークロードの見積もりコストがより不正確になることも想定しておく必要があります。

ただし、プロジェクトに適切な人員を配置できるように、予想される作業量を包括的に理解することが非常に重要です。見落とされがちな顧客の責任には、データのクレンジング、レガシー システムの準備、トレーニングの提供、将来の状態管理とサポート プロセスの開発などがあります。一部の責任が見落とされたり過小評価されたりすると、プロジェクト実行中に人員を追加したり、エンジニアリング変更指示を発行したりする必要が生じたり、プロジェクトが遅れて作業完了までにさらに時間が必要になったり、一部の責任をプロジェクト パートナーに移管したりする必要が生じたりします。いずれの場合も、これは予測可能なリスクであり、見積りプロセスの一環として、また見積りコストが予算編成や計画作業に使用される前に対処する必要があります。

3. 購入コストの倍数を使用して実装コストを見積もる

多くの組織は、実装コストを見積もるための概算額しか与えられていない場合でも、この罠に陥ります。このアプローチには 2 つの課題があります。まず、実際の実装コストは、プロジェクト範囲を完了するために必要な作業量に基づいて決まります。プロジェクトの範囲は、必要な構成、統合作業、ビジネス プロセスの変更などの量と複雑さによって異なります。同じ SaaS 部品表でも、実装コストの要因は大きく異なる場合があります。さらに、これはクライアントの内部作業負荷とリソース要件を考慮していません。

第二に、交渉された購入価格が低いほど、実装コストの倍数が高くなります。実装コストは、クライアントのプロジェクト目標を達成するために必要なものになります。単純な事実は、実装コストは購入取引コストによって決まるわけではないということです。しかし、購入コストには交渉の機会が多くあり、部品表や数量が類似する取引間でも割引は大きく異なる可能性があります。したがって、以前のプロジェクト購入コストとそれに関連する実装コストを使用してプロジェクト実装コストを見積もるための何らかの式を導き出すことは不正確になる可能性があり、実際の実装コストとは大幅に異なる可能性があります。

4. 固定費の見積もりに頼る

一部の組織では、固定料金（明確な変動範囲のある固定料金の初期見積もりであっても）であれば追加費用は発生しないと誤って想定しています。固定料金は、決定され想定された作業範囲内で実装パートナーが実行する見積り作業にのみ適用されることに留意する必要があります。固定料金は、作業にかかる時間と材料の見積額、および見積りと実行のエラーに対応するための予備費のパーセンテージによって決まります。特別なケースでは、固定料金は、プロジェクトの実際の納品と完了を保証することなく、具体的に決定された作業量または単に期間に直接関連付けられる場合があります。ただし、固定料金は以下の内容に基づいて変更される場合があります。

• 仕事の範囲を広げる
• 実装中に当初の想定が間違っていたことが判明
• クライアントは時間通りに仕事の責任を果たせなかった
• クライアントは時間内に決断を下せなかった
• 第三者の作業責任が時間通りに遂行されない

固定料金に含まれる予備費の割合をよく理解していれば、実装パートナーが見積りコストにどれほど自信を持っているかがわかります。経験上、プロジェクトの超過は通常、次の 3 つの領域に均等に分散されます。

• 実装パートナーのパフォーマンス
• 顧客パフォーマンス
• 仕事の範囲を広げる

したがって、固定費に予備費が含まれていることが分かっている場合は、その数値を 3 倍にして、プロジェクトの総予算に組み込むべきより現実的な予備費を算出することができます。通常、この予備費の割合は、他のプロジェクトに通常含まれる割合よりもはるかに高くなりますが、変革イニシアチブの予備費としてはより正確です。

本物であることの報酬

運営委員会に戻って、プロジェクトのための追加の予備資金を要求しなければならないのは、決して楽しいことではありません。これを回避する良い方法は、実装コストの見積もりが、顧客の全作業負荷や、変革計画の本質を反映した予備費など、現実的な作業範囲と想定に基づいていることを確認することです。