ビジネスに適したクラウドコンピューティングプロバイダーを選択する方法

企業がすでにサーバーをクラウドに移行している場合でも、新しい製品やサービスを求めている場合でも、留意すべき点がいくつかあります。

従来、集中型データストレージを求める企業は、オンサイトのファイルサーバーの運用と保守に資金を投資せざるを得ませんでした。しかし、時代は変わりました。今日では、クラウドストレージソリューションに投資することでデータ管理を簡素化することが可能であり、最終的にはコスト効率が向上するだけでなく、日常業務も容易になります。

たとえば、ビジネスエグゼクティブが顧客やチームメンバーに、サイズが大きすぎる添付ファイルを含むメールを送信しようとした場合、それが面倒な作業になることがわかります。特に顧客の観点からすると、あなたのビジネスは技術的に時代遅れであるという印象を持たれる可能性があります。これは、ダウンロードリンクを使用する方がはるかに簡単で安全であり、インターネットのおかげで、クラウドから受信者のデバイスに直接データをインポートできるため、データ転送が迅速かつ容易になるためです。

ただし、これはクラウドコンピューティングが提供する強力な機能のほんの一例にすぎません。実際には、クラウドストレージはその言葉が意味する以上のものを提供し、今日では、クラウドコンピューティングプロバイダーは、クラウドを単なる便利なデータウェアハウス以上のものにするために、さらに努力を重ねています。サイバーセキュリティサービスからハードウェア製品まで、クラウドコンピューティングプロバイダーは、企業のビジネスのやり方を変えるさまざまな便利な機能を提供して、企業が顧客のニーズに完全に集中できるようにします。

唯一の潜在的な欠点は、利用可能なオプションの多様性です。特に企業が特定の共有機能やコラボレーション機能を求めている場合は、圧倒される可能性があります。これらすべてを理解していただくために、正しい購入決定を下すために注意すべき点についての簡単なガイドをご紹介します。

クラウドコンピューティングプロバイダーの選択: どのようなストレージプランが必要ですか?

すべてのクラウドプロバイダーはさまざまなストレージプランを提供しているため、要件と予算に最適なプランを選択できます。通常は無料プランもありますが、容量制限やアップロードできるファイルのサイズ制限が常に存在します。これらのいずれかを選択すると、プロジェクトの途中で重要なファイルを同期できないことに突然気付いたときに後悔する可能性があります。

有料サービスでは、より多くのデータスペースが提供され、ユーザーがクラウドストレージにアクセスできるユーザーを決定し、ファイルレベルのアクセス制御を実装できる管理コンソールも含まれます。階層化された管理にも注意が必要です。これにより、選択されたスタッフに管理者権限が付与され、アクセス要求の管理、新規ユーザーの追加、パスワードの変更などが可能になります。

これらすべての理由から、ユーザーには月額わずか数ドルから利用できる有料サービスを使用することを強くお勧めします。ビジネスで異常に大量のデータを処理する必要がある場合は、すべてのユーザーに無制限のクラウドストレージを提供するプレミアムプランへのアップグレードを検討してください。企業はこれらのサービスがいかに手頃な価格であるかに驚くかもしれません。

クラウドコンピューティングプロバイダーの選択: コストを管理するには?

クラウドストレージのコストが低いことはすでに説明しましたが、それでもニーズを検討し、実際に必要な量以上のストレージを購入しないようにすることは価値があります。スペースを追加購入してもお金の無駄になるだけです。

また、誰がアクセスする必要があるかも考慮してください。価格はユーザー数に基づいて決定され、企業内の全員が対象になる必要はありません。ほとんどのプランは、将来ユーザーを追加したい場合に動的にアップグレードできますが、ダウングレードは必ずしも簡単ではありません。サインアップする前に確認する必要があります。

選択したプランにユーザーごとのクラウドストレージの制限がある場合は、割り当てられたストレージ領域を個人ファイルで占有しないように、従業員がそこに何を保存できるかに関するポリシーを公開することをお勧めします。熱意を抑えられない場合は、ストレージクォータなどのアカウント使用制御を実施できるプロバイダーを選択する必要があります。

この件に関してもう 1 つ注意すべき点があります。一部のビジネスプランでは、ユーザーごとに一定量のストレージを提供するという、やや誤解を招くような広告が使用されているのを目にしましたが、実際には、記載されている数字はビジネス全体の合計ストレージ量です。プランにユーザーあたりのストレージ容量が明記されていない場合は、おそらく適切なプランではありません。

企業はサプライヤーに長期契約を求めることでコストを削減することもできます。サプライヤーは通常、月払いを受け入れますが、企業は年間契約を結ぶとより大きな割引を受けることができます。

クラウドコンピューティングプロバイダーの選択: ファイル同期

リアルタイムのファイル同期により、クラウドストレージは非常に便利になり、セットアップも簡単になります。ほとんどの場合、管理コンソールを使用してユーザーに電子メールの招待状を送信できます。招待状には、ユーザーがクリックして同期エージェントをダウンロードし、コラボレーションパーティに参加できるリンクが含まれています。

ただし、登録プロセスでは、ユーザーがクラウドコンピューティングアカウントのパスワードを入力する必要があることに注意してください。ここでも通常の警告がすべて適用されます。パスワードは安全で、簡単に解読されないものでなければなりません。優れたプロバイダーは、パスワードが特定の形式と強度に準拠していることを保証するポリシーをユーザーが設定できる管理コントロールを提供します。

エージェントをインストールしてログオンすると、最新のファイルが各ユーザーのコンピューターに自動的にダウンロードされ始めます。組織で大量の大きなドキュメントを扱っている場合は、どのコンテンツを自動的に同期し、どのコンテンツをクラウドに保存するかをユーザーが決定できるエージェントを探してください。ただし、何らかの理由で従業員がインターネットにアクセスできなくなった場合、従業員が困難な立場に陥る可能性があることに注意することが重要です。たとえば、Virgin Media のサービスが停止したため、多くの英国企業が 4 時間以上クラウドファイルにアクセスできなくなりました。

すべてが正常に機能すると仮定すると、クラウドコンピューティングサービスでは個人用の Web ポータルも提供されるため、各ユーザーは自分のデータを表示したり、ファイルをアップロードまたはダウンロードしたり、チームメンバーとフォルダーを共有したりできます。ファイルのバージョン管理は、削除されたファイルを回復したり、以前のバージョンに復元したりできる非常に貴重な機能です。

最後にもう一つ便利な機能は、ポータルで Web リンクを作成し、それを電子メールで送信するだけで、他のユーザーや外部の顧客に大容量のファイルを送信できることです。セキュリティを強化するには、ユーザーがリンクをパスワードで保護し、ダウンロード制限や有効期限を適用できるサービスを探してください。

一部のプロバイダーでは、外部クライアントが独自の資格情報を必要とせずに、招待を介してクラウドリポジトリにファイルを送信することも許可しています。