リモートワークにおけるクラウドドキュメントストレージの 5 つのメリット

オンプレミス インフラストラクチャとクラウド プラットフォームのどちらを採用するかのメリットについては議論が続いていますが、組織は状況やニーズに応じて、どちらか (または 2 つの組み合わせ) を採用することでメリットを得て、コスト効率よく採用することができます。

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しかし、コロナウイルスの感染拡大が続く中、多くの組織が従業員に在宅勤務を要請しており、クラウドコンピューティング技術が活躍するチャンスが与えられている。 Snow Software の調査によると、IT チームリーダーの 82% が、この流行に対応してクラウド コンピューティングの利用を増やしました。これは、従業員が職場をオフィスから自宅に移した後も、比較的中断することなく仕事を継続できるようにするクラウド ドキュメント管理ソリューションにとって特に重要です。しかし、これは何の役に立つのでしょうか?

リモートアクセス

従業員が自宅で仕事をしている場合、リモート アクセスは不可欠です。クラウド コンピューティングは、インターネットに接続されたデバイスを使用してどこからでもアクセスできるように本質的に設計されていることは明らかです。クラウド ドキュメント ストレージ ソリューションをすでに実行している組織では、重要なファイルや情報に簡単にアクセスできるため、出張制限が課された場合でも在宅勤務モデルへの移行がはるかに容易になります。

オンプレミスのストレージ施設にはリモートからアクセスできますが、このストレージを可能にするアーキテクチャは複雑で扱いにくく、柔軟性に欠ける場合があり、データのセキュリティを確保するには、パスワード、ファイアウォール、仮想プライベート ネットワーク バリアなどのさまざまなセキュリティ対策が必要になります。これらすべての対策は、リモートワーカーが必要な情報に迅速かつ簡単にアクセスする能力を妨げることで、組織の業務運営に重大な影響を及ぼす可能性があります。

安全

クラウド ドキュメント管理ソリューションを利用すると、セキュリティという重要な問題を含む多くの機能の責任が IT チームからクラウド プロバイダーに移行します。クラウド コンピューティング サービスはリモート アクセス用に設計されており、ユーザー ベースの急速な増加に伴い、クラウド コンピューティング プロバイダーはアクセスのセキュリティを確保するためにますます多くの資金を投資しています。

オンプレミス ストレージでは、組織の IT チームが盗難や不正アクセスからドキュメントを保護する責任を負う必要があります。リモート アクセスを許可するために使用されるシステムにより、セキュリティおよび通信障害のリスクが増大する可能性があります。問題が発生した場合、その結果に対処するのは組織の IT チームの責任です。

信頼性

リモートワークが今日ほど一般的ではなかった時代には、オンプレミスのストレージ システムでは大量のドキュメントへのリモート アクセスを処理する必要はありませんでした。速度が遅かったりアクセスが悪かったりしても、コストの面では正当化される可能性があり、オフィスの雑音に煩わされることなく仕事に集中できるようになります。

しかし、自宅からリモートでログインする従業員が増えるにつれて、組織のオンプレミス インフラストラクチャにかかる負担が増大し、日々の業務の中で時折発生する問題が耐え難いものになる可能性があります。従業員がオフィスで働いていない場合、ネットワーク遅延の短縮によるメリットも失われます。パブリック クラウドは、その性質上、リモート アクセスの処理に適しているため、この新しい在宅勤務モデルにとって、より信頼性の高いストレージ ソリューションとなります。

システム管理

オンプレミス ストレージの利点の 1 つは、通常の状況では、IT チームがシステムに即座にアクセスして監視できることです。しかし、流行による渡航制限により、IT 担当者のデータセンターへのアクセスも影響を受けています。

クラウド ドキュメント管理ソリューションを使用すると、メンテナンスの責任が組織の IT チームからクラウド コンピューティング プロバイダーに移行します。ファイルが安全に保管されている（バックアップされ、従業員がアクセスできる）ことがわかっているため、組織のリスクが軽減され、IT チームは他の作業や責任に集中できます。

柔軟性と拡張性

オンプレミス システムへのアクセスが制限されると、IT チームの変更への対応能力も影響を受けます。混乱時には柔軟性が重要であり、大量のデータ、特に大きなファイルを扱う組織は、効果的に対応できない場合、宙ぶらりん状態に陥る可能性があります。

組織がスタッフを配置する必要なく、クラウド ストレージをより速く拡張できます。組織は必要なものに対してのみ支払い、予期しない変更に対応し、IT チームに負担をかけません。

オンプレミスのストレージ インフラストラクチャを実行することには利点がありますが、クラウド プラットフォームの汎用性と応答性は、従業員が重要なドキュメントにアクセスできるようにするために不可欠なツールとなっています。これらのサービスがなければ、組織の業務運営への影響はさらに深刻になります。