デジタル政府はこれまで以上に重要

紙の文書からデジタルプロセスへの移行は、資源や人件費の削減など、COVID-19パンデミックのような危機の際に地方自治体を支援するだけでなく、将来的にサービスへのアクセス性を向上させることにもなります。

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民間部門は、デジタル化への取り組みが生き残るために不可欠であることを長い間認識してきました。すべての企業のうち、89% がすでにデジタルファーストのビジネス戦略を採用しているか、採用する計画を立てていますが、デジタル変革にまだ着手していない企業の 55% は、1 年以内に市場シェアを失うことになると考えています。

努力は成果を上げています。Adobe の調査によると、デジタル イニシアチブを優先する企業は、同業他社よりもビジネス目標を達成する可能性が 64% 高いことがわかりました。

事業継続計画は、公共部門でも民間部門でも同様に重要です。今ではパンデミックです。明日はハリケーンか山火事になるかもしれない。これらの継続計画の中核となるのはデジタル戦略です。しかし残念なことに、多くの政府サービスはデジタル化の面で民間部門に遅れをとっています。

私は25年以上にわたり政府と協力してデジタル戦略を策定してきましたが、重要なデジタルイニシアチブを実施した政府は、実施していない政府よりも現在の危機をより簡単に解決できることを目の当たりにしてきました。たとえば、デジタル化が進んだ地域で低い借り換え金利を利用したいと考えている住宅所有者は、所有権証書を自宅の不動産に移すことができます。

しかし、これは単に利便性や公共設備の改善の問題ではなく、また単に危機をより管理しやすくする問題でもありません。こうした取り組みが遅れている政府は、将来の危機に対応するために、遠隔で、あるいは人員削減で住民に不可欠なサービスを継続的に提供する方法を考えるべきである。

それは、紙のコピーを探すために政府機関まで足を運ぶという骨の折れる作業に代えて、国民に文書への低コストのデジタルアクセスを提供するシステムを使用することを意味します。これらの取り組みにより、重要な記録が保護され、政府職員の効率が向上します。政府は、記録を手作業で調べる人件費をかけずに、記録へのアクセスに対して料金を請求できるため、収益をもたらします。

地方自治体は、土地記録や裁判記録から出生証明書や地図に至るまで、数十年、あるいは数世紀にわたる紙の記録を保管しています。これらの物理ファイルは検索が難しく、保管にもコストがかかります。物理的なファイルを追跡するには、多くの場合、数日かかります。

物理的な文書がデジタル化され、記録管理システムが導入されると、情報収集がはるかに簡単になります。裁判官、弁護士、法執行官はシステムにログインして検索を行い、必要な記録のデジタル化されたコピーをダウンロードすることができます。国民は必要な書類をオンラインまたは電話で数秒で見つけることができ、また、自分の記録に不正行為の可能性がある場合には警告を受けることができます。

文書をデジタル形式にスキャンすると (通常は現在のファイルから開始して後方に移動します)、記録管理、裁判所、または陪審員システムを使用するときに、文書を検索、管理し、即座に取得できるようになります。最終結果は、政府職員と一般市民にとって、より高速で効率的、そしてモバイルフレンドリーなプロセスとなります。

多くの場合、クラウドホスト型ストレージ ソリューションは適切な選択肢となります。柔軟性があり、モバイルデバイスに適合し、安価で、簡単に拡張できます。多くの場合、新しい物理サーバーを購入してオンサイトで導入するコストのほんの一部で、コンピューティング容量とストレージ容量を増やすことができます。

デジタル化された地方自治体部門は、将来にわたって子孫に利益をもたらす貴重な歴史的サービスも提供します。たとえば、マサチューセッツ州プリマスでは、メイフラワー号で起草された文書を含む、1620 年まで遡る 100 万件を超える文書と土地記録が索引付けされています。彼らはまた、プリマス登記所から17世紀の筆記体で書かれたオリジナルの手書き文書もコピーしました。これらの文書を将来の世代のために保存することは、アメリカの歴史的遺産を保護するために不可欠です。

デジタル化のプロセスは、今後入ってくるすべての文書をスキャンすることから始め、その後、利用可能な資金に応じて、時間を遡って 10 年から 20 年ごとにファイルをスキャンするのが最適です。

今日のデジタル世界では、国の記録を保護し、それを必要とする人々がすぐにアクセスできるようにする技術があるのは幸運です。将来の政府は、官僚主義に対する国民の偏見を取り除き、双方にとってより簡単で楽しい経験となるような、シンプルで合理化されたユーザーフレンドリーなツールを通じて有権者にサービスを提供します。