Qinzhe EXCEL Server をプロジェクト電子アーカイブ管理 OA システムとして使用する

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情報技術アプリケーションの全体的な「ブーム」により、多くの企業がこの突然のトレンドにうまく適応しようと、情報技術の構築に目を向けるようになりました。しかし、企業変革の観点から見ると、ほとんどのビジネスマネージャは、優れたプロジェクト管理システムを選択することが情報管理の鍵であると考えていますが、その過程でプロジェクト管理作業を無視しているため、企業の情報技術プロジェクトの失敗率が高くなります。企業の管理者が情報構築プロジェクトの管理で犯す間違いを避けるために、この記事では、企業の情報構築プロジェクトの管理で注意する必要がある側面について説明します。

まず、情報技術プロジェクト管理を実施する際、企業はプロジェクト電子ファイルの実装とユーザーフォローアップ作業に特に注意を払う必要があります。これらはどちらもプロジェクト管理における重要なリンクです。プロジェクト電子ファイルには、プロジェクトの概要と主な物理的作業負荷、専門プロジェクトの区分、専門建設チームとプロジェクトの下請け内容、プロジェクトの重要な管理ポイントとプロジェクト建設管理における重要なイベント、建設プロジェクト部門の主な人事情報が記録されます。これはプロジェクト履歴とプロジェクトマネージャーおよび管理者の業績表に相当します。一方、ユーザーフォローアップとは、プロジェクトが使用に供された後、保証期間中に施工部門が自主的に施工部門またはユーザーを訪問し、使用状況や問題点を把握し、保証範囲内で品質問題を修復して通常使用レベルに達するようにすることを意味します。

第二に、企業はプロジェクトの電子アーカイブとユーザーフィードバックをうまく行うことの実際的な効果を十分に認識する必要があります。プロジェクト部門がプロジェクト管理を重視し、プロジェクトの品質を向上させることを促進し、ユーザーの意見に耳を傾け、返品保証の約束を果たし、プロジェクトの品質を向上させることができます。サービス方法の改善、請負業者に対するユーザーの信頼の強化、ユーザーにサービスを提供するという良好な企業イメージの確立に役立ちます。プロジェクトやユーザーの再訪問の電子アーカイブを適切に作成し、情報技術を通じてデータベースに保存して、クエリや統計分析を容易にすることが最も重要です。

最後に、実際の業務では、事業主はプロジェクトの電子ファイルやユーザーのフォローアップ作業から生じる問題を解決する方法を知っておく必要があります。例えば、プロジェクトの電子アーカイブは、建設開始からプロジェクト完了までの動的な管理と保守プロセスです。その間、「エンジニアリングプロジェクトの電子アーカイブ」は継続的に更新され、プロジェクト管理部門、生産設備部門などに送信される必要があります。情報は分散しており、送信プロセスは時間がかかり、労働集約的で非効率的です。ユーザーフォローアップ作業については、年間ユーザーフォローアップ計画を確立する必要があります。石油化学会社の多くのプロジェクトにはエンジニアリング保証基金がないため、ユーザーフォローアップ計画で項目が見落とされ、一部のプロジェクトはフォローアップされません。また、ユーザーフォローアップフォームが返却された後、フォローアップデータの統計分析を行わずに単に保存されます。これは、プロジェクトとプロジェクトマネージャーの評価に役立たず、長年にわたるユーザーフォローアップ状況のビッグデータマイニングと分析を行うことも困難です。

経営者は、プロジェクトの電子アーカイブやユーザーフォローアップ作業におけるさまざまな困難さを認識した上で、適切なツールを活用して打開策を講じることを検討することができます。プロフェッショナルな情報管理ツール - Qinzhe EXCEL サーバー ソフトウェア (Qinzhe EXCEL サーバーと呼ばれる) は非常に役立ちます。エンドユーザー向けの情報システム設計・運用プラットフォームとして。 Excel をメインの操作インターフェースとして使用し、データベース テクノロジ、ワークフロー テクノロジ、Web テクノロジを組み合わせています。 Excel の使い方がわかっていれば、ニーズに合ったネットワーク化された管理情報システムを設計し、実装できます。

プロジェクト電子アーカイブテーブルとユーザー再訪問フォームは表形式なので、EXCELスプレッドシートを使用できます。これに基づいて、EXCELサーバーを使用して情報プラットフォームを構築します。その利点は次のとおりです。

1. Excel ファイルの内容をデータベースに保存する機能。

2. データの自動要約と統計を実現できます。

3. 必要に応じて Excel フォームを転送できるようにワークフローを設定する機能。

4. LAN 内のアプリケーションだけでなく、インターネット上のアプリケーションもサポートできるため、海外支店の担当者は Web ページを通じてフォームに入力し、リモート管理を実現できます。

5. 財務システム、ERP システムなどの既存の管理ソフトウェアとデータを統合して、企業内の情報の孤立を排除することもできます。

4. 開発概要

1. プロジェクトの電子ファイル

1) 上図に示すように、プロジェクト電子ファイルはプロジェクト電子ファイルとプロジェクト電子ファイルクエリの2つのモジュールに分かれており、プロジェクト電子ファイルは契約締結日の年に応じて自動的に整理されます。

2) 上図に示すように、プロジェクトの電子ファイルを使用して、契約期間、実際の完了日、プロジェクトの重要なイベント、プロジェクト部門の主要メンバー、プロジェクトの運営単位、下請け条件など、プロジェクトの基本情報をEXCELで入力できます。[保存]をクリックすると、データベースに直接保存されます。

3) 上図に示すように、プロジェクトの電子ファイルクエリは、年度範囲、契約モデル、プロジェクト管理者、契約金額範囲、施工単位、運用単位、下請業者名などのキーワードで組み合わせることができます。プロジェクト名をクリックすると、プロジェクトの電子ファイルの特定の情報が照会されます。

2. ユーザーの再訪問

1) 上図に示すように、プロジェクトのユーザー訪問は、年間ユーザー訪問計画、ユーザー訪問フォーム、年間ユーザー訪問完了状況クエリ、ユーザー訪問満足度概要クエリの 4 つのモジュールに分かれています。

2) 上図に示すように、まずは年間ユーザー再訪問計画を作成します。再訪問計画内のプロジェクトは、プロジェクト番号を通じてプロジェクト電子ファイルに関連付けられます。プロジェクト電子ファイルで返却されていないプロジェクトのみを選択して、再訪問計画に含めることができます。

3) 上図に示すように、プロジェクト名を選択した後、プロジェクトの電子ファイルにはすでに施工単位や完了日などの情報が入力されているため、これらの情報はプロジェクト番号の関連付けを通じて直接転送され、再入力する必要はありません。フォローアップ計画時間と実行単位を入力して年間ユーザーフォローアップ計画を確立し、[保存]をクリックしてデータベースに保存すると、上記の作業がEXCEL上で直接実行されます。

4) 上図のように、ユーザー訪問が完了したら、ユーザー訪問フォームのデータを入力し、スキャンしたコピーを添付ファイルとしてアップロードします。

5) 上図に示すように、年間ユーザー再訪問完了状況照会モジュールを通じて、年ごとのユーザー再訪問状況と再訪問状況を照会することができ、一目でわかります。プロジェクト名（青いフォント）を通じて、プロジェクトのユーザー再訪問フォームにリンクし、ユーザー再訪問フォームの具体的な情報を照会することができます。

6) 上図に示すように、ユーザーの再訪問満足度照会モジュールを通じて、評価内容のスコアを年ごとに照会することができます。各プロジェクトの総合スコアと各スコア項目のスコアが一目でわかり、サービスの改善やプロジェクトの評価に活用できます。

3. WEB上のEXCELサーバの応用

上図に示すように、使用されるすべての情報は、ローカルエリアネットワークまたはインターネットを介して照会でき、Excel ファイルにエクスポートできます。また、携帯電話で照会することも、QR コードを介して直接識別することもできます。

V. 結論

上記の分析から、Qinzhe Excel サーバーを使用して事業主が構築したシステムが、日常業務に多大な利便性をもたらしたと結論付けるのは難しくありません。 Qinzhe Excel Server は強力で使いやすく、企業の管理者による自主的な開発やカスタマイズも容易に行えます。現在、このソフトウェアはプロジェクト管理部門で推進され、使用されており、リーダーや同僚から満場一致で認められています。将来的には、Qinzhe Excel サーバー ソフトウェアがより多くの企業の情報管理に優れたサポートを提供し、企業の情報化プロセスを新たなレベルに押し上げるのに役立つと信じています。

原題: Qinzhe EXCEL サーバーをプロジェクトの電子ファイル管理 OA システムとして使用する

キーワード: サーバーソフトウェア