クラウドチームのIT後継計画を策定する

クラウド チームの人員は頻繁に変更されますが、パンデミックによって状況は悪化しています。クラウド チームのメンバーは新しい仕事を見つけたり、レイオフにより解雇されたりしますが、一方で請負業者が IT スタッフのニーズを満たすケースが増えています。

理由に関係なく、あなたまたは他の誰かがクラウドの役割を離れる前に、適切な IT 後継者計画を用意しておく必要があります。移行をできるだけスムーズに行うために考慮すべき要素をいくつか紹介します。

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早期に協力的なチーム文化を促進する

早い段階で協力的な文化を促進します。これは正式な退職計画の最初のステップではありませんが、他のチームメンバーや社内外の顧客に模範を示すことができます。

退職するときに引き継ぎがスムーズに行えるように、共同ワークフローを奨励する必要があります。 1 人の人間がすべてのクラウド テクノロジーの専門家になることはできません。そのため、公式および非公式の知識交換の文化は、たとえそれが自分の利益のためであっても、問題の解決に役立ちます。

ここでの目標は、人々が学習し、クラウド チーム内の他のポジションに向けて相互トレーニングできる共同作業環境を作成することです。

クラウドの役割の後継者候補を特定する

主要な担当者が退職する場合、クラウド チームとアプリケーション所有者は、作業のスムーズな引き継ぎを確実に行う必要があります。人が退職する理由は肯定的なものも否定的なものも両方ありますが、チームには主要な役割の後継者計画を整備しておく必要があります。これは、クラウド エコノミーやクラウド セキュリティの役割など、需要が高くても埋めるのが難しいポジションに特に当てはまります。

組織にすでに正式な IT 後継計画がある場合は、この手順を実行する準備はすでに整っています。ただし、中小企業に所属している場合は、このプランを利用できない可能性があります。これは、経営よりも後継者が重要になる可能性がある大企業でも起こる可能性があります。

後継者を見つけるのは、難しいことや時間のかかることではありません。チームのコラボレーションから優秀な人材を探し出し、テクノロジー スタックや職務内容に関する情報を後任者と共有し、退職の準備ができていることを告げずに、後任者にさらに学ぶ機会を与えることができます。

サイロ化とコミュニケーション不足は、効果的な後継者計画の実施を妨げる可能性があります。このような雰囲気により、一部の人々は情報や知識を「溜め込む」ようになり、彼らが退職したときに代わりの人材を見つけるのが難しくなります。チーム内でこのような情報共有が行われていない場合、後継者を特定することも難しくなります。

後継者候補の指導

後継者を指導するために時間を取ってください。パンデミックとリモートワークによるストレスが加わると、これは困難になる可能性がありますが、可能な場合は選ばれた人々をプロジェクトに含め、プロジェクトの背後にあるテクノロジースタックに触れさせることで、この目標を達成することは可能です。

クラウド関連の職務に備えるために、クラウド認定資格の取得や個人プロジェクトの取得を奨励します。

クラウド ランブックと関連ドキュメントを作成する

ランブックの従来の対象者はシステム管理者とネットワーク運用センター チームですが、このドキュメントは後継者への遺産として残す必要があります。自分の役割に関係するすべての日常的なプロセスと操作をランブックにまとめる必要があります。

可能な場合、実行マニュアルはすでに企業の運用標準の一部になっている可能性があります。ただし、ドキュメントの作成と維持は、クラウド チームにとって優先事項となることがよくあります。もちろん、システムが Sarbanes-Oxley 法や HIPAA などのコンプライアンス規制の対象で、特定の文書化ポリシーを強制している場合は除きます。

ランブック プロジェクトでは、管理者のサポートがあっても、最善の努力が必要です。しかし、クラウド システムをオンラインに保ちながらビジネスを遂行するという現実により、コンテンツ開発のための時間が取れなくなると、ランブックが不完全になったり、古くなったりしやすくなります。

ドキュメント作成を日常業務の一部にすることを決めるかもしれません。毎日少しずつ作業し、それを共有の場所に保存して、チームが後で参照できるように Wiki やその他のナレッジ ベースに組み込むことができます。

引き継ぎに必要なチャット記録、メール、文書を保管する

クラウド チーム内では、多くの決定や議論が電子通信を介して行われることがよくあります。組織には記録を保持するためのプロセスとツールが用意されている場合もありますが、重要な職務情報はチャット ログ、電子メール、その他の関連ドキュメントに保存してください。必要な情報には、トラブルシューティング セッションからの正式または非公式の出力や、通常のクラウド運用中に行われる知識の交換が含まれます。

また、重要な技術会議を記録して後任に引き継ぎます。 Zoom と Microsoft Teams を使用すると、コンピューターから簡単に会議を記録できます。通話を録音できる iOS および Android アプリも多数あります。さらに一歩進んで、Otter.ai または Microsoft Office 365 の新しい文字起こし機能を使用して、会議の内容をオンラインで検索可能なファイルに書き起こします。

また、チームのコラボレーション サイトに共有ドライブまたは集中リポジトリを作成し、ファイル、録音、ドキュメントの個別のアーカイブを保存することも検討してください。

さようなら

一時解雇、解雇、合併や買収に伴う企業方針の変更による退職など、私たちは皆、理想的とは言えない状況のために会社を辞めます。コラボレーションを促進し、サイロを解体すれば、あなたの退職がクラウド チームに影響を与えることはありません。結局のところ、これは小さな業界であり、これらの人々と再び働きたいと思うかもしれません。