Microsoft 365: 少ないリソースでより多くの成果を上げるハードコアツールを選択する

Office 365 は、完全に人工知能ベースの生産性向上プラットフォームとして、Microsoft Cognitive Services、Microsoft Translator、Cortana、自然言語による質疑応答、Power BI、データ漏洩防止などの Microsoft の新しい人工知能テクノロジを自社の製品やサービスに統合し続け、生産性革新をより効率的に推進しています。 Office 365 は、すべての人の仕事と生活に微妙なインテリジェントな変化をもたらすだけでなく、エンタープライズ モビリティ + セキュリティも統合しており、より安全なコラボレーションを実現して、企業がデータ インテリジェンスをより有効に活用して生産性を向上させ、情報セキュリティとコンプライアンス管理に対する企業のますます高まる需要に対応できるように支援します。

仕事の効率を高め、速いペースに対処する方法

Office 365 には現在、最大 68 個の人工知能機能が組み込まれており、想像以上にスマートで効率的です。

• あなたの「パーソナル アシスタント」がオンラインになりました:インテリジェントなパーソナル アシスタント Cortana は、Office 365 および Outlook カレンダーに接続して、音声会話機能を備えたインテリジェントなパーソナル秘書となり、会議の予定を通知して重要なイベントを見逃さないようにします。

• やりたいことを教えてください:どの Office 365 アプリケーションでも、メニュー バーの上にある [Tell Me] をクリックすると、すべての Office 機能の紹介とガイダンスが表示されます。

• 鋭い目でテキストを修正:タイプミスのチェックは、多くのオフィスワーカーや学生にとって共通の悩みの種です。 Office 365 のアップグレード版 Word のスペル チェック機能を試してみるといいでしょう。この機能では、タイプミスを自動的に修正できるだけでなく、詳細な単語の候補、文法、表現の最適化も提供されます。

• 論文の組版のための強力なアシスタント: Office 365 のリサーチ ツール (Researcher) を使用すると、Bing 学術検索で公開リソースを検索できるほか、引用情報を自動的に生成できるため、「論文に数時間、組版に一日の大半を費やす」という手間がまったくかかりません。

• スマート ルックアップ、分類:スマート ルックアップを使用すると、ドキュメントを離れることなく、インターネット上でより関連性の高い情報を見つけることができます。

• インテリジェントな電子メールの分類とフィルタリング: Outlook のフォーカス受信トレイは、インテリジェントなアルゴリズムを使用して電子メールをフィルタリングし、自動的に分類するだけでなく、ユーザーが会議出席依頼にすばやく応答したり、ToDo 項目を管理したりするのに便利です。

膨大なデータを生産性に変える方法

しかし、従業員や企業を困惑させる問題がまだいくつかあります。会議スケジュールがぎっしり詰まっている中で、貴重な 8 時間の労働時間をより有効に活用し、効果のない会議で時間を無駄にしないようにするにはどうすればよいのでしょうか。機密ファイルへの突発的なアクセスがあった場合、企業の機密データのセキュリティをいかに確保し、事前に予防策を講じるかが早急に取り組むべき課題となっています。

Office 365 の 2 つの生産性分析プラットフォームである My Analytics と Workplace Analytics は、膨大なデータと人工知能テクノロジに基づいており、企業の従業員や IT 運用および保守管理者に信頼性が高く効果的なサポートを提供できます。

My Analytics は、会議中のユーザーのデータ使用状況を分析し、無効または非効率的な会議をキャンセルまたは短縮することを推奨するなど、科学的かつ合理的な提案を行います。さらに、My Analytics では、ユーザーに未完了のタスクを完了するようにリマインドしたり、返信し忘れたメールに返信するようにリマインドしたりすることもできるため、ユーザーは毎日の作業の時間配分を一目で把握し、作業効率を向上させることができます。

企業のマネージャーや経営陣にとって、Workplace Analytics は、従業員の勤務時間分布データをより適切に理解して活用し、従業員の潜在能力を解き放ち、チームのコラボレーションを強化するのに役立ちます。同時に、従業員データのプライバシーが侵害されないことも保証できます。たとえば、Workplace Analytics を使用すると、会社の R&D チームと営業チームの間でコミュニケーションや連携がほとんど行われておらず、社内で十数人を超える「大規模な会議」が多すぎて、意思決定の効率が全体的に低いことが簡単にわかります。

もちろん、データやプライバシーの問題を心配する必要はありません。 My Analytics の場合、データとレポートは従業員自身にのみ表示されます。管理者も上司もこれらの分析提案を見ることはできません。 Workplace Analytics では、特定の規模の組織のデータのみが表示されるため、心配する必要はまったくありません。

一方、データの商業上の機密性は極めて重要です。 「トラブルメーカー」が大量のデータ情報を取得またはコピーした場合、Office 365 データ損失防止によって数分で検出されます。 R&D センターに隠された個人文書が不当にアクセスされた場合でも、Office 365 は迅速に対応して即座に対処し、会社のデータ セキュリティを完全に保護します。

脅威を警告し、インテリジェントなセキュリティ保護を強化する方法

時には、重要な書類や機器を気づかないうちに紛失したり、謎の人物があなたの名前でアカウントにログインしたりすることがあります。これらの潜在的なリスクにより、企業のセキュリティ防御が意図せず混乱し、大きなパニックや、取り返しのつかない重大な損失が発生する可能性があります。

事後に問題を解決しようとするよりも、これらのリスクを未然に防ぐ方がよいでしょう。

Office 365、Windows 10、エンタープライズ モビリティ + セキュリティ スイート EMS など、インテリジェント セキュリティに重点を置いた Microsoft 365 が誕生しました。複数のセキュリティ保護機能が含まれています。 Advanced Threat Protection (ATP) 機能は、さまざまなセキュリティの脅威を事前に予測し、異常な動作を監視し、異常が検出されると早期に警告を発することができます。複数の IP アドレスから同時に仕事用アカウントにアクセスしようとしている場合でも、安全でないアドレスから突然メールを受信した場合であっても、Microsoft 365 は最後まで戦うお手伝いをします。たとえば、データ損失防止 (DLP) を使用すると、保存、転送、送信されるファイルに企業秘密や機密情報が含まれているかどうかをインテリジェントに判断できます。顧客データや重要な契約書など、意図的または偶発的な漏洩を防ぎ、効果的に保護することができます。

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データと情報のセキュリティを確保することによってのみ、自信を持って効率を向上させることができます。マイクロソフトは、「個人情報のセキュリティ保護は常に極めて重要である」と常に強く信じています。
そうは言っても、皆さんは、この安全で効率的な職場の「成果物」を十分に体験し、無敵の Microsoft 365 を一緒に受け入れるのが待ちきれないのではないでしょうか。