4つの戦略でSaaSの無秩序な拡大を抑える方法

SaaS は、ベンダー、思想的リーダー、CIO がこのモデルがもたらす効率性の向上、コストの削減、実装時間の短縮を受け入れたことにより、過去数年間で爆発的な成長を遂げてきました。しかし、SaaS の約束を果たすことに熱心であるあまり、IT リーダーはエンタープライズ テクノロジー スタック全体の完全な可視性を失うことが多く、その結果、アプリケーションが十分に活用されなかったり、まったく活用されなかったりすることになります。

アナリスト会社ガートナーによれば、企業は今年だけでITソフトウェアの未使用機能に7億5000万ドルを超過支出することになるという。

インド経営大学院アフマダーバード校の情報システムおよび戦略教授であるパンカジ・セティア博士は、企業がデジタルビジネス機能よりもテクノロジーに重点を置くようになると、SaaSとアドオンの大量導入は避けられなくなるだろうと語った。

「IT リーダーは誰でも、ビジネスを改善する高度なデジタル機能の開発について考える必要があります。企業はパフォーマンスに関心があります。パフォーマンスの向上はこれらの機能に反映されます。したがって、CIO は、より多くの機能を備えたテクノロジーを単に取得するのではなく、価値あるビジネス機能を構築する方法を再考する必要があります。これが今日の CIO の役割の中心的な課題です」とセティア博士は述べています。

エンタープライズ ソフトウェア ベンダーは、追加機能の限界費用の大幅な削減と、これらのモジュールが結果に与える複合的な影響を強調して、必要に応じて後で機能を追加するよりも、バンドルされた製品を購入する方が ROI が高いことを購買部門や調達チームに納得させようとすることがよくあります。

PwC インドのパートナーである Sudhir Kesavan 氏は、次のように述べています。「組織は、アクセスを民主化したり、自己学習モジュールの使用を義務付けたり、奨励したりすることで、ソフトウェアの採用を確実にしようとします。また、ダッシュボードを通じて、特定の従業員グループによる使用頻度を「管理」することもあります。これらの手順により、対象の従業員がソフトウェアを使用することは保証されますが、組織が支払ったすべての機能セットが完全に利用されることは保証されません。」

SaaS の拡大の理由が何であれ、この課題に対処することは、コストを最適化し、組織全体の効率を向上させるために重要です。 SaaS の無秩序な拡大を回避するための重要な戦略を以下に示します。

厳格なガバナンス、定期的な監査、使用状況分析

IT リーダーは、企業全体のすべての SaaS アプリケーションの使用状況を特定し評価するために、ソフトウェア監査を定期的に実施する必要があります。

日立システムズ インドの IT 担当シニア バイスプレジデントであるカマル ゴエル氏は、次のように述べています。「ソフトウェアの採用、使用状況、ユーザー フィードバックに関するデータを収集して、どのツールが組織に本当に価値をもたらし、どのツールが十分に活用されていないか、または冗長であるかを判断します。この分析により、組織はどのサブスクリプションを保持するか、ダウングレードするか、または終了するかについて、情報に基づいた決定を下すことができます。」

Goel 氏の以前の IT 部門は、すべての SaaS アプリケーションの包括的な監査を実施し、複数のチームが同じプロジェクト管理ツールに加入しているものの、ほとんどのチームがその機能のごく一部しか使用していないことを発見しました。同氏は、「より集中化されたコスト効率の高いプロジェクト管理ツールに切り替え、古いプロジェクト管理ツールの使用を中止することで、組織は生産性を損なうことなく大幅な節約を実現できる」と述べています。

多くの場合、チームは既存のシステムとプロセスに依存し続け、新しいシステムのデータとインテリジェンスの品質が低下し、より高度な機能が不要になります。

Kesavan 氏は次のようにアドバイスしています。「ガバナンスは、たとえ誤った決定や遅延につながったとしても、新しいシステムによって提供される情報とインテリジェンスに全面的に頼るという確固たる姿勢を取る必要があります。この確固たる姿勢は、チームが KPI が影響を受けることを認識したときにコンプライアンスを促します。」

機能をユーザーセグメントにマッピングし、真のROIを把握する

能力を従業員セグメントにマッピングし、対象となる従業員セグメント内でのニーズの頻度を把握することで、企業はより効果的に交渉できるようになります。

「基本的な機能は常にほとんどの人によって頻繁に使用されますが、一方で、一部の機能は上級ユーザーや専門のグループによってアドホックにのみ使用されます」とケサヴァン氏は述べた。 「マッピング機能とユーザー グループにより、調達組織と購買部門は、適切な数量と、ユーザーごと、コンピューティングごと、フローティング ライセンスなどの適切なライセンス モデルを効果的に交渉できるようになります。」

集中承認プロセスとシステム廃止

Jubilant Bhartia グループの最高デジタル情報責任者である R Anand Laxshmivarahan 氏によると、企業がどのようなビジネス機能が必要か、そしてそれを市場をリードする市場標準の SaaS アプリケーションを使用してどのように実装するかを明確に理解していれば、問題はないということです。問題は、他のビジネス関係者 (IT 部門以外) が独自にこれを実行し始めたときに発生します。したがって、IT 部門はビジネス部門と積極的に連携して、ビジネス機能のデジタル化に取り組む必要があります。

Kesavan 氏もこれに同意し、次のように付け加えています。「デジタル運用モデルは、権限を与えられた提携を奨励し、ユースケース固有のソフトウェアや Excel マクロの急増につながり、新しいシステムの使用を妨げ、必然的に ROI だけでなく、セキュリティや単一画面の利点も損なわれます。新しい SaaS ソフトウェアとその機能の採用、およびユーザー トレーニングを確実に行うには、CIO はユーザー ベースの日常的な状況を理解し、非標準ソフトウェアの使用を停止するための正式な計画を策定する必要があります。」

シャドー IT に先手を打つために、Goel 氏は、企業のテクノロジー リーダーが新しい SaaS ツールを導入するための集中承認プロセスを実装することを推奨しています。 IT リーダーは、チームに新しいツールの必要性を正当化し、その価値を実証し、それが既存のテクノロジー スタックをどのように補完するかを説明するよう求める必要があります。このアプローチにより、各 SaaS サブスクリプションが組織の全体的な戦略と一致することが保証され、SaaS の無秩序な拡大につながる衝動的な導入を防ぐことができます。

Goel 氏の以前の会社の IT 部門では、正式な SaaS リクエスト フォームを導入しました。新しい SaaS ツールを導入したいチームは、ツールの使用目的、期待されるメリット、推定コストに関する詳細を含むフォームに記入する必要があります。その後、このリクエストは主要な関係者、IT 部門、財務部門が関与するレビュー プロセスを経ました。このプロセスにより、チームがソフトウェアの選択をより慎重に行うようになるため、不要なサブスクリプションが大幅に削減されます。

また、CIO は、クラウド アクセス セキュリティ ブローカー (CASB) などの可視性を提供するように設計されたテクノロジを採用して、拡散を食い止めることもできると Laxshmivarahan 氏は付け加えた。

サプライヤーと契約を定期的に確認する

また、企業の IT 意思決定者は、既存の SaaS ベンダーと契約を定期的に確認し、それらが組織のニーズを満たし、会社の目標と一致していることを確認することも重要です。

「ビジネス ニーズが進化するにつれて、特定のアプリケーションが時代遅れになったり、重要性が低下したりすることがあります。ベンダーとより良い条件を交渉するか、同様の機能をより低コストで提供する代替ソリューションを検討してください」と Goel 氏は言います。 「たとえば、ある組織では、時間の経過とともに、電子メール マーケティング ソフトウェアが提供する機能が十分に活用されていないことに気付きました。現在のベンダーを使い続けるのではなく、よりカスタマイズされた機能セットを備えた別のプラットフォームを選択し、大幅なコスト削減を実現しました。」

現在、IT リーダーにエンタープライズ SaaS 環境の完全な可視性を提供できるテクノロジーが存在します。ただし、テクノロジーリーダーがこれらのテクノロジーを活用するかどうかは、その仕事の範囲によって異なります。従来の IT リーダーは、ハードウェアとソフトウェアの環境を定義するだけで、IT 環境の管理にのみ重点を置き、SaaS の拡散を減らすためにそのような手法を使用することはほとんどありません。

「SaaS が継続的に普及する中、賢明なリーダーは、未使用の機能を活用してビジネスに価値ある機会を創出することで、差別化を図る方法を見つけた可能性がある」とセティア氏は指摘した。 「とはいえ、CIO は独自の方法でデジタル ビジネス機能を開発することを検討すべきであり、従業員には価値を発見するための創造的な方法を考えるよう奨励できます。」