SaaS プロバイダーを選択する際に尋ねるべき重要な質問

SaaS モデルは、ビジネス ニーズの変化に応じて新しい機能を簡単に実装できるサブスクリプション ベースのオプションを利用したい中小企業にとって、急速に好まれるソリューションになりつつあります。 SaaS エコシステムにより、企業は必要なものや使用したものに対して簡単に支払いを行えるようになり、中小企業はクラウドベースのサービスやエンタープライズ グレードのソフトウェアを活用して大企業と競争できるようになります。

この手頃な価格と柔軟性こそが、中小企業がオンプレミスのインフラストラクチャからクラウドベースのネットワーク上の集中型サービスにデータとアプリケーションを移行することを検討するきっかけとなっており、その結果、SaaS サービスへの世界的な支出は 2022 年に 1,766 億ドルに達すると予想されています。

中小企業がより多くの SaaS ソリューションに投資するにつれて、ライセンス条件と価格設定基準を習得することは、SaaS プロバイダーを選択する際に意思決定者が直面する課題の 1 つにすぎません。環境内のデータとアプリケーションを外部のエンティティに委託すると、データ ガバナンス、セキュリティ、コンプライアンスなどの重要なビジネス クリティカルな問題に関する懸念も生じます。

SaaS プロバイダーがビジネスに適しているかどうかを判断するには、理想的には、意思決定者が包括的な評価チェックリストを通じて 5 つの主要領域を評価する必要があります。

（1）SaaSソリューションは、特定されたビジネス要件と将来のビジネス要件をすべて満たしていますか？

理想的には、SaaS プロバイダーは、現在のデータ環境のビジネス要件とユースケースを評価するメカニズムを導入し、ソリューションをそれらの要件に合わせて調整し、ビジネス ニーズの変化に合わせて適応できるようにする必要があります。

処理されるデータの量の増加に対応するために SaaS ソリューションをどのように拡張できるかについて質問すると、潜在的な使用コストや結果として生じる可能性のある価格帯についての洞察が得られます。これらすべてが、長期的にはビジネスに対するソリューションの価値をより正確に分析するのに役立ちます。当初の焦点は、Microsoft 365 や CRM システムなどのエンド ユーザー向けサポート システムの立ち上げにあるかもしれませんが、意思決定者は既成概念にとらわれずに考え、提供されている他のオプションも評価する必要があります。

オンプレミスとクラウド環境の両方に対応したデータ バックアップおよびセキュリティ システムに加えて、データを処理し、AI ベースのデータ分析を提供できる高度なツール システムは、変化するビジネス ニーズをサポートする将来を見据えたソリューションに役立ちます。サービス カタログを構築し、プロバイダーの将来のサービス ロードマップを理解できれば、永続的で付加価値のあるパートナーシップを構築するための適切な相乗効果が存在するかどうかを判断するのに役立ちます。

（２）契約条件は何ですか？

サービス契約に署名する前に詳細な確認を行うことで、プロセスの後半で予期せぬ事態や追加コストが発生する可能性を排除できます。評価では、潜在的な SaaS プロバイダーのロックインリスクを回避するために、すべての契約終了条件も確認する必要があります。

このプロセスの一環として、意思決定者は契約をいつどのように終了するかを明確にし、SLA が満たされなかった場合の補償として「サービス クレジット」がどのように使用されるかについての詳細を確認し、SLA の提供パフォーマンスを誰が監視し、レポートをどのように行うかについて合意する必要があります。

（３）法的な観点から何を考慮しなければならないか？

契約に署名する前に、提案されたソリューションが特定の業界、規制、または法的要件に準拠していることを確認することが重要です。これは、銀行、金融、保険、通信業界で事業を展開する企業にとって特に重要です。すべての中小企業は、自社のソリューションが現在適用されている、または今後適用予定のすべてのサイバーセキュリティ標準またはガイドラインに準拠していることを確認することをお勧めします。

契約書に署名する段階になると、多くの SaaS プロバイダーはクリック パッケージまたはクリック プロセスを採用し、マウスをクリックするだけで契約書の特定のバージョンを承認し、すべての契約条件に同意できるようになります。ただし、一部の企業ではより伝統的な契約署名プロセスが必要な場合があり、プロバイダーは電子署名または紙の契約書による契約署名の要求に対応できる必要があります。

（4）データの所有者は誰ですか？

上級意思決定者は、契約期間中に組織がデータの所有権を維持できるように、契約条件を慎重に確認する必要があります。特に、上級チームは、個人データが誰によってどのように処理されるかについて確信を持てるよう、データ処理の説明を十分に理解している必要があります。

プロバイダーに委託されたデータに対して誰が法的責任を負うかに関しては、誰が責任を負い、誰が説明責任を負うかを明確に定義することが重要です。 SaaS サービスは他の組織が提供するインフラストラクチャやプラットフォーム上で実行されることが多く、契約ではサードパーティの契約が参照される可能性があるため、これは非常に重要です。このような「責任の共有」シナリオでは、誰が何に対して責任を負っているかを明確にし、共有されているすべての責任を図式で表すことが役立ちます。

（５）ソリューションは準拠しているか？

理想的な SaaS ソリューションは、GDPR や UK-GDPR などの主要なコンプライアンス目標をサポートします。たとえば、理想的なバックアップ ソリューションでは、エンド ユーザーがデータをクラウド外に移動することを防ぎ、データ保持期間を細かく管理できるようにする必要があります。個人データの処理をカバーするために別の契約が必要かどうかを確認することもお勧めします。

サービスにコミットする前に、データがどこに保存されているかを評価し、潜在的なプロバイダーが組織に必要なすべての規制基準（SOC2 コンプライアンス、HIPPA、GDPR など）を満たしているかどうかを判断することが重要です。

SaaS の利用方法のナビゲートと最適化

デジタル変革により中小企業が SaaS サービスに投資するケースが増えるにつれ、主要な関係者は、デジタル化の取り組みが費用対効果が高く、安全で、望ましい結果が得られるように、SaaS プロバイダーの適合性を評価する能力を身につける必要があります。

SaaS プロバイダーの資格情報を詳細に評価し、データの所有権、成功の指標、法律、コンプライアンスの影響を明確に定義することで、外部の SaaS プロバイダーを導入することに伴うリスクを最小限に抑えることができます。これは、現在および将来のビジネス ニーズに適切に対応できる適切な SaaS ソリューションを選択するのにも役立ちます。