クラウド コンピューティング チームの IT 後継者計画を作成する方法

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IT 従業員が退職する前に、組織は後任者が仕事を円滑に遂行できるように、適切なトレーニング、サポート、ドキュメントを受けられるようにする必要があります。

多くの企業のクラウド コンピューティング チームは移行段階にあることが多く、コロナウイルスのパンデミックにより移行が加速しています。多くの企業ではチームメンバーが辞めたり解雇されたりしており、請負業者による IT スタッフの需要が高まっています。

理由にかかわらず、IT 従業員がクラウド コンピューティングの職を離れる前に、適切な IT 後継者計画を策定しておく必要があります。人事異動が発生した場合に、スムーズな移行を確実に行うために、ビジネス マネージャーは次の要素を考慮する必要があります。

早期に協力的なチーム文化を促進する

協力的な文化を促進します。これは従業員退職計画の最初のステップではありませんが、他のチームメンバーや企業の内外の顧客にとって模範となります。

実装の開始が必要になったときに計画を前倒しできるため、企業は共同ワークフローを奨励する必要があります。クラウド コンピューティング テクノロジーについてすべてを知っている専門家は存在しないため、たとえそれが従業員自身の利益になるとしても、知識と経験を交換することで問題解決に役立ちます。

ここでの目標は、従業員が学習し、クラウド チーム内の他の職務のために相互トレーニングできる共同作業環境を作成することです。

クラウドコンピューティング職の潜在的な後継者を募集

重要な人物が会社を退職した場合、クラウド チームとアプリケーションの所有者は、ビジネス運営が円滑に継続されるようにする必要があります。従業員の離職には良い面と悪い面の両方がありますが、チームは主要な役割について後継者計画を策定しておく必要があります。これは、クラウド セキュリティ担当者など、人材の確保が難しい職種の場合に特に当てはまります。

組織にすでに正式な IT 後継計画がある場合は、準備に必要な手順があります。ただし、中小規模の組織で働いている場合は、そのような計画がない可能性があります。これは、IT 継承が現実よりも経営上の決定の結果である可能性が高い大規模な組織でも発生する可能性があります。

後継者を見つけるのは、時間がかかったり、困難である必要はありません。それはチームワークの結果であるはずです。退職する従業員は、後任者と技術的知識や職務を共有し、より多くの学習機会を提供するよう努める必要があります。

サイロ化とコミュニケーション不足は、効果的な後継者計画の妨げとなる可能性があります。これにより、一部の人々が情報や知識を共有する意欲を失い、退職したときに代わりの人材を見つけるのが難しくなる可能性があります。会社のチーム内でこのような情報共有が行われていない場合、後継者が仕事を遂行することも難しくなります。

後継者候補の指導

企業は後継者の指導とトレーニングに時間を費やす必要があります。コロナウイルスのパンデミックとリモートワークにより、これは困難になるでしょう。ただし、可能な場合は後継者を会社のプロジェクトに参加させ、プロジェクトの背後にあるテクノロジー スタックに触れさせることで、これを実現できます。

さらに、クラウド コンピューティング関連の職に就く準備として、クラウド コンピューティング技術の認定資格を取得するための勉強を奨励する必要があります。

クラウド コンピューティングのランブックと関連ドキュメントを作成する

ランブックの主な対象者はシステム管理者とネットワーク運用センターのチーム メンバーですが、ドキュメントは後継者のための遺産として残す必要があります。現在のクラウド コンピューティング業務の一環として実行する日常的な手順とアクションをランブックにまとめます。

ランブックは、企業の標準的な運用手順の一部になっています。ただし、ドキュメントの作成と維持は、クラウド コンピューティング チームにとって優先事項となることがよくあります。もちろん、そのシステムが、特定の文書化ポリシーを義務付けるサーベンス・オクスリー法や医療保険の携行性と責任に関する法律などのコンプライアンス規制の対象となっている場合は除きます。

ランブックの作成には、企業経営陣のサポートが必要です。しかし、クラウド システムをオンラインに保ち、ビジネスを運営するにはコンテンツの開発よりも多くの時間が必要になるため、運営マニュアルは簡単に不完全になったり、古くなったりする可能性があります。

ドキュメント作成を日常業務の一部にするのは、ビジネス マネージャーの責任です。これは、チームが後で参照できるように Wiki やその他のナレッジ ベースに組み込むことができる場所に保存されます。

切り替えに必要なチャット、メール、ファイルを保存する

クラウド コンピューティング チーム内では、多くの決定や議論が電子通信を介して行われるのが一般的です。記録を保持するためのプロセスとツールが整備されている企業で働いている場合でも、既存のチャット ログ、電子メール、その他の関連ドキュメントから重要な仕事情報のファイルを作成することから始めることができます。必要な情報には、トラブルシューティング セッションからの正式または非公式の出力、および通常のクラウド コンピューティング操作中に発生する知識と経験の交換が含まれます。

また、後任者に引き継ぐために重要な技術会議を記録します。 Zoom と Microsoft Teams を使用すると、従業員は会議を簡単に録画できます。通話を録音できる iOS および Android アプリも多数あります。さらに一歩進んで、Otter.ai または Microsoft Office 365 の新しい文字起こし機能を使用して、会議の内容をオンラインで検索できるファイルに書き起こすことができます。

また、チームのコラボレーション サイトに共有ドライブまたは集中リポジトリを作成し、ファイル、録音、ドキュメントの個別のアーカイブを保存することも検討してください。

引き継ぎを行う際には、ファイルを忘れたり紛失したりすることがよく起こります。このように、従業員が退職する前に、その従業員が使用していたコンピューターとデバイスの権限を後任者に開放する必要があります。

解雇、一時解雇、事業の縮小などにより、従業員の中には以前の仕事を辞める人もいます。コラボレーションがサポートされ、サイロが解消されていれば、従業員の退職が IT チームに悪影響を及ぼすことはありません。結局、この業界では、またこの人たちと一緒に仕事ができる機会があるかもしれないんです。