データキャプチャをクラウドに移行する5つの理由

10 年前には、クラウド コンピューティングがビジネス全体に与える劇的な影響を予測できた人はほとんどいませんでした。過去 5 年間だけでもクラウドへの IT 支出が急速に増加しており、これがこの主張を裏付けています。利益率の低下、データの急激な増加、ビジネスのグローバル化に対応して業務効率を向上させるには、バックオフィス プロセスを完了するためのより優れた方法が必要です。クラウド アプリケーションの展開は、多くの企業の選択肢となっています。

Forrester Research は、「2019 年のクラウド コンピューティング予測」と題した調査で、企業が実行できる唯一の実行可能なアプローチは、クラウド コンピューティング戦略を採用するか、クラウド コンピューティングを通じて社内の企業システムを強化して、コア ビジネス アプリケーションを最新化し、競争上の優位性を維持することであると指摘しました。さらに、レポートによると、デジタル変革イニシアチブは現在、企業のパブリッククラウド導入事例全体の 63% を占めています。

現在、クラウド コンピューティングでは多くの機能が実行されています。あまり注目されていないものの 1 つは、すべての企業が対処しなければならないドキュメントのキャプチャです。以下では、組織がクラウドベースのドキュメント キャプチャ ツールへの移行を検討すべき 5 つの理由について説明します。

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1. 実施スケジュール

当然最初のステップはインストールです。 IT チームが新しいデジタル変革プロジェクトに着手することを検討する場合、主な障害となるのは多くの場合、アプリケーション実装のタイムラインです。新しいソリューションをエンドユーザー コミュニティに導入する前に、アプリケーションのオンボーディングには、サーバーの取得と構成、ソフトウェアのインストール、プロジェクトのカスタマイズなど、複数の手順が含まれます。クラウド上でマネージド キャプチャ サービスを提供するベンダーを選択すると、一般的なソリューションの実装における重要なステップが削減されます。技術サポート時間、無数の計画会議、サーバーの要求、ハードウェアの更新をすべて省略して、あらゆるデジタル変革プロジェクトを迅速に開始できます。最終的には、クラウドベースのキャプチャ ソリューションを採用することで、組織の起動時間と価値実現までの時間が最小限に抑えられます。

2. スケーラビリティとコスト

サーバーレス アーキテクチャは、低コストで簡単にスケーラブルにすることを意味します。税務コンサルティング会社や小売業界の企業など、季節的なビジネスの繁忙期と停滞期に直面している組織で働いていると想像してください。ある月には、組織の売掛金 (AR) チームは 200 万件の注文書を処理できますが、次の月には AR チームが管理できる注文書は 10,000 件だけです。オンプレミスのキャプチャ ソリューションでは、サーバー アーキテクチャでより大きなボリュームをサポートする必要があります。取引量の少ない月でも、組織は同じ大規模なサーバー構成を維持します。これは非効率的で無駄です。

クラウドおよびハイブリッド クラウド キャプチャ ソリューションは、循環的なビジネスを展開する組織にとって魅力的なオプションを提供します。クラウドベースのソリューションは、ハードウェアとそれに関連するメンテナンスへの投資を削減できるだけでなく、ドキュメント処理量の増減に合わせて拡張できます。

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3. マイクロサービス

コンテンツのキャプチャがデジタル変革イニシアチブの唯一の要素になることはほとんどありません。多くの場合、組織内で自動化を実現するには、ルール エンジンやプロセス ソリューション、ドキュメント管理システム、ERP アプリケーションなど、複数の製品が必要になります。したがって、ドキュメント キャプチャをマイクロサービスのコンポーネントとして持つことで、このプラグ アンド プレイのモジュール式アプローチを、より大規模なデジタル変革プロジェクトに適用できるようになります。

つまり、マイクロサービスとは、クラウド内の個々のアプリケーションであり、他のアプリケーションと組み合わせて、単純な Web 呼び出しを通じて大規模な統合ソリューションを作成できます。特定のサービスを選択したり、特定の機能やプロセスと交換したりして、目的の効果を得ることができます。クラウドベースのキャプチャにより実装時間が最小限に抑えられ、マイクロサービスの性質により、デジタル変革プロジェクトは簡単に拡張可能で将来にも対応可能になります。

4. ***計算

クラウドでアプリケーションを実行することと、デバイスにインストールされたソフトウェアを実行することの利点を比較すると、クラウド プラットフォームには、集中コンピューティングと集中ストレージという 2 つの主な利点があります。従来のキャプチャ プロセス ワークフローでは、アプリケーション サーバーの処理能力の最大 95% がページ処理と画像からテキストへの変換に使用されます。つまり、アプリケーションは、インストールされているサーバーの容量と同じ速度でのみ実行されます。クラウドベースのドキュメント キャプチャを使用すると、組織の画像変換処理能力は、購入するサーバー コアの数に制限されません。 ***コンピューティングと***ストレージは、プロジェクトをシャットダウンする前に呼び出しの準備ができ、その間に「推奨されるサーバー構成は何ですか?」などの質問に対応できることを意味します。回答する必要があるかもしれません。

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5. アップグレードとアップデート

コンテンツ キャプチャおよびドキュメント インテリジェンス製品の場合 (あらゆる種類のソフトウェアと同様に)、プラットフォームの更新、バージョン アップグレード、および定期的なメンテナンス ホット フィックスが継続的に行われ、製品コストの観点から見落とされがちです。管理されたクラウドベースのキャプチャ ツールを選択する主な利点は、ソリューションが常に最新の状態になることです。アプリケーションがボックスやプライベート クラウドにインストールされている場合でも、更新やアップグレードの問題によるダウンタイムや遅延は発生しません。