クラウドベースの人事システムの 9 つの技術的課題

現在、多くの企業がクラウド コンピューティングの人事 (HR) ソフトウェア システムの導入を検討しています。これには多くの利点がありますが、IT 部門と人事 (HR) は技術的な課題も考慮する必要があります。

クラウドベースの HR システムは、HR 部門に多くの進歩をもたらしました。 HR タスクの簡素化、従業員エクスペリエンスの向上、コストの改善と削減に役立つサービスを提供します。ただし、クラウドベースの HR システムには多くの技術的な負担も伴うため、ソフトウェア調達チームの全員、特に IT スタッフは、各ツールの選択、展開、改善の際にこれを考慮する必要があります。

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クラウドベースの HR システムが直面している 9 つの課題は次のとおりです。

（１）新たな安全保障上の負担

従業員リソースの管理に使用されるほぼすべてのソフトウェアと同様に、クラウドベースの HR システムでは、機密性の高い従業員データをサービスの一部として使用します。多くの人は、パブリック クラウド サービスを使用すると、コンプライアンス上の責任やセキュリティ上の脆弱性が生じると考えています。 「SaaS ベースの HR プラットフォームを扱うのは本当に難しい」と、顧客体験サービス プロバイダーの Glassbox でグローバル HR 担当副社長を務める Hila Bazar 氏は語ります。 Glassbox は、データがローカル サーバーに保存されていたときと同じアクセス制御の粒度で従業員データのセキュリティ レベルと使用を制御することがより困難であることに気付きました。さらに、新たに導入された GDPR 規制により、このデータを追跡するためのコンプライアンス要件が強化され、従業員にさらなる負担がかかります。

「これらの問題があるため、すべての規制要件を満たし、機密データを保護するベンダーを調査して選択することが重要です。実装フェーズに進む前に、ベンダーがサイバーセキュリティの専門知識を持っていることを確認してください。次に、CTO、DevOps、IT部門と緊密に連携して、システムが安全で維持されていることを確認します。何事も当然と思わないでください」とバザール氏は警告しました。

（２）セキュリティと使いやすさのバランス

セキュリティ問題のもう一つの側面は、人的資源の消費者化です。コンシューマー レベルのインターフェースには適切なレベルのセキュリティが備わっていない可能性があるため、IT 部門がセキュリティを追加する必要がある場合があります。ただし、セキュリティ層が追加されると、それに伴う承認やワークフローの複雑さが増すため、使いやすさが損なわれる可能性があります。 Espresa の CTO である Raghavan Menon 氏は、企業が従業員福利厚生プログラムの自動化プラットフォームを導入し、この課題に対応できるベンダーとの提携を検討することを推奨しています。ワークフローの一部として認証をユーザーインターフェース（UI）に統合するアプリケーションは、セキュリティとユーザーエクスペリエンスを向上させることができると彼は述べた。

（３）多数のサプライヤー

HR 部門は通常、さまざまな従業員サービスを提供するために、多数のクラウドベースの HR ベンダーと取引しています。誰もが独自のデータ モデルを持ち込むことができます。 IT 部門は、HR マネージャーと連携して、特定のプログラムに必要な適切なデータへのきめ細かなアクセスが各サービスに許可されるようにする必要もあります。代わりに、HR 部門は IT 部門と連携して、従業員の役割を使用する権限システムを特定し、クラウドベースの HR サービスとデータへのアクセスをより簡単に管理する必要があります。メノン氏は、プラットフォーム内でサプライヤーの役割を明確にサポートし、データ モデルを使用してサプライヤーの役割をビジネスおよび従業員の役割にリンクする必要があると述べました。

（４）利用パターンの大きな変化

スケーリングは大きな課題となる可能性があります。クラウドベースの HR システムがサポートする必要があるコンピューティング負荷には大きなばらつきがあります。たとえば、従業員 2,000 人の企業では、平均的なシステム負荷は 1 時間あたり 100 ページビューになる可能性があるとメノン氏は述べた。しかし、月末にはピークが 1 分あたり 8,000 ページに達することもあります。

適切な戦略としては、変化するワークロードに合わせて動的にスケールアップおよびスケールダウンできるクラウドベースの HR システムを導入することです。 IT および HR マネージャーは、サービスの拡張だけでなく、それらのサービスに関連するデータ管理、認証、および権限インフラストラクチャについても考慮する必要があります。

（５）統合のペースに遅れを取らない

クラウド コンピューティングにより、さまざまな HR サービスをオンデマンドで簡単に追加できます。新しいサービスが追加されるたびに、特定のワークフローに統合するために必要な他のすべてのサービスの必要性も大幅に高まります。従業員エンゲージメントと開発サービスに主力を置くBetterworks Systemsの最高製品責任者、Anup Yanamandra氏は、維持管理が必要な個別のHRシステムの数は10から100に及ぶ可能性があり、それらすべてにわたって一貫して統合と権限を管理するのは難しい場合があると語る。

可能であれば、これらを共通のプラットフォームに統合するようにしてください。これにより、新しいサービスを追加するときに必要な統合の量が大幅に削減されます。

（6）カスタマイズされたクラウドサービス

「万能のクラウドHRソリューションは存在しません」と、アクセンチュアのHR部門マネージングディレクター、クリス・シャーフ氏は語る。アクセンチュアの IT 組織は、ユーザーのニーズ、エクスペリエンス、エンゲージメントに重点を置いたソリューションと、ユーザーがいつでも、どこでも、どのデバイスを使用していても、より効率的に作業できるようにする統合されたシームレスな機能を導入しています。

企業が求めるHRプラットフォームは、エンドユーザーに広範囲なトレーニングを必要とするほど複雑であってはならない、とシャーフ氏は述べた。洗練されたビジュアル デザイン、モバイル機能、リアルタイム機能も採用率の向上につながります。

（7）スケーラビリティと柔軟性のテスト

IT 部門と HR 部門は、ベンダーの主張を額面通りに受け取るのではなく、ベンダーと協力して、自社の組織における HR クラウド サービスの拡張性と柔軟性をテストする必要があります。スケーラビリティに影響を与える要因は他にも多数あります。さらに、特定のサービスがさまざまな HR プロセスに適応できることを保証することが重要です。

アクセンチュアの人事ポートフォリオ担当ディレクター、クリス・シャーフ氏は、重要なベストプラクティスはサプライヤーに組織の運営方法を説明し、潜在的なリスクポイントを特定し、協力してリスクを防止および改善することだと語った。たとえば、Accenture は ServiceNow を使用して従業員にガイド付き休暇サービスを提供しています。 ServiceNow は、標準テンプレートとワークフローを通じてエクスペリエンスを簡単にカスタマイズできるオープン クライアント フレームワークを提供し、柔軟性を実現していると彼は述べています。

（８）新たな技術サポート負担

クラウドベースの HR システムにより、新しいサービスを簡単に追加できます。しかし、次のステップは、従業員がこれらのテクノロジーをシームレスに使用できるように技術サポートを提供することです。長期的に物事をスムーズに進めるためには、IT 部門は HR チームと連携し、新しいクラウド サービスを導入する際には社内の同意が得られるようにする必要がある、と Achievers の製品担当副社長 Egan Cheung 氏は語る。そうしないと、HR 部門が従業員に提供するクラウド サービスのテクノロジー イネーブラーになってしまうリスクがあります。これは、問題がクラウド サービスによって発生しているのか、別の IT サービスによって発生しているのかを判断する必要がある IT 部門にとって、大きな技術的課題となる可能性があります。役に立つことの 1 つは、SaaS 製品が導入中および導入後に顧客サポートを提供し、社内の IT サポート スタッフと協力してサービス間の問題を解決するプロセスを提供することです。

HR 担当者は忙しいため、他のプログラムとシームレスに統合され、使いやすく、メンテナンスがほとんどまたはまったく必要のないプラットフォームが必要です。このため、IT サポートをほとんど受けていない HR 部門は、データ管理を支援するプログラム実装のための包括的でエンドツーエンドのサポートを含むクラウドベースのシステムを検討する必要があります。

（9）データの氾濫に備える

企業がクラウドベースの HR ツールの導入を開始すると、通常、アクセスできるデータの量が大幅に増加することに気付きます。これは良いことです。データは理想的には企業の人事戦略に役立てられるからです。しかし、特に人事担当者が分析スキルを持っていない場合は、混乱が生じる可能性があります。 「まず、データが構造化され、有益で、実用的なものであることを保証するシステムを構築する必要があります。そうしないと、データに圧倒され、データを十分に活用することが難しくなります」とCheung氏は述べた。

クラウド コンピューティングを使用すると、特定のクラウド コンピューティング サービスによって促進される自然なパスに従う方法で、生データに簡単にアクセスできるようになります。ただし、人事マネージャーが独自の課題に対処できるようにするために、このデータを収集、理解、共有するには、さらに多くの作業を行う必要があります。問題の一部は、意味のあるデータ サイエンスが、複数のクラウド サービスとオンプレミスのデータ ソースからのデータのオーケストレーションに依存することが多いことです。企業が個々のビジネスに関する意味のある投資収益率 (ROI) と指標情報を計算できるように設定できるツールを探しているため、人事担当者はそのようなツールを活用する必要があります。