情報管理システムをクラウド プラットフォームと SaaS に移行する理由は何ですか?

今日、情報管理市場は根本的な変化を遂げています。顧客関係管理 (CRM) スイートなどのエンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) 取引のクラウドへの移行は、はるかに遅くなっています。実際、ほんの数年前には、業界アナリストは、実装をクラウドに展開している組織は 20% 未満であると推定していました。

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エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) のクラウド導入が遅れている理由は、顧客のデータ プライバシーに関する懸念からパフォーマンスやコストまで、多岐にわたります。しかし時代は変わりつつあります。 AIIM の最近の情報管理の現状に関する調査によると、情報管理の専門家の 80% 以上がクラウドベースのソリューションへの移行を計画しています。情報管理業界のクラウド コンピューティングに対する姿勢は、過去 3 年間で大きく変化しました。顧客はこれまで以上にクラウド プロバイダーを信頼するようになり、ベンダーはクラウドとオンプレミスの両方のインフラストラクチャを活用できる製品の発売を開始しています。ベンダーの考え方は、現在ではクラウドのみよりもクラウドファーストになる傾向にあり、データ管理者にとって、一時的なオンプレミスのみのソリューションではなく、ハイブリッド クラウドが長期的な方向性であると思われます。すべてのデータをクラウドに転送する前の一時的な対策として。

ビジネスのデジタル化には情報管理への新たなアプローチが必要

AIIM の調査によると、81% の組織がデジタル変革が自社にとって重要であると考えています。しかし、従来のエンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) では、デジタル変革ビジネスの複雑なニーズを満たすにはもはや不十分です。 AIIM のチーフエバンジェリストであるジョン・マンシーニ氏は次のように述べています。「情報の混乱がますます増加しているため、従来のエンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) を超えた新しい情報管理手法の必要性が生まれています。」

実際、AIIM の調査では、70% の組織において、エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) 時代のモノリシック モデルの特徴が、必要なコンテンツ消費機能 (つまり、コンテンツ サービス) への要望に置き換えられていることも判明しました。

コンテンツ サービス フレームワークは、最新のインテリジェント情報管理のアーキテクチャを導入します。コンテンツはさまざまな形式で提供され、さまざまなシステムやリポジトリに保存され、適用されます。さらに、組織の情報の大部分は通常、コンテンツ管理システムの外部に存在します。

インテリジェントな情報管理は、もはや単一のエンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソリューションに依存しません。代わりに、API を介して統合された複数のサービス上に構築されます。これらのレイヤーはすべて統合されているため、コンテンツが存在するシステムやリポジトリに関係なく、コンテンツにアクセスできるようになります。

統合コンテンツ レイヤーにより、ユーザーはメタデータを通じてコン​​テンツを操作し、情報にコンテキストと価値を提供できます。これにより、データの可用性が向上し、ユーザーはビジネスに不可欠なデータを大量のダークデータから分離できるようになります。

コラボレーションとモビリティ対制御とコンプライアンス

クラウド コンピューティング テクノロジーには明らかな利点がありますが、制御とコンプライアンスを求める場合、クラウド コンピューティングは適切な選択ではない可能性があります。特に法的要件やコンプライアンス要件が増大する中で、制御とコンプライアンスは組織にとって優先事項となることがよくあります。このような重点にもかかわらず、組織の従業員は、使いやすさ、直感的なユーザー エクスペリエンス、および勤務時間中や社外でも作業できる柔軟性を望んでいます。組織が従業員のニーズを満たす適切なツールを提供しない場合、従業員は独自の働き方を採用することになります。

ユーザーの採用を増やすための鍵は、使いやすく、自動的に更新され、簡単に統合でき、モバイルフレンドリーな魅力的なソリューションを提供することです。

ハイブリッド ソリューションは、両方の長所を兼ね備えています。ハイブリッド ソリューションは、オンプレミス展開の確立された記録の制御、コンプライアンス、管理に加えて、従業員がクラウドベースのアプリケーションを通じて日常業務で求める柔軟なユーザー エクスペリエンスも提供できます。ハイブリッド インフラストラクチャでは、データ移行の必要性もなくなるため、組織はレガシー コンテンツをそのままの場所に保持できます。

柔軟性とコラボレーションの容易さ

クラウド コンピューティング サービスには、いくつかの利点があります。たとえば、クラウド コンピューティング サービスは、モバイル ワークに比類のない機会を提供します。クラウド コンピューティング サービスにより、企業は生産性に悪影響を与えることなく、従業員により柔軟な働き方を提供できるようになります。共有サービスを通じてコラボレーションを行うと、チームが同じツールやドキュメントを共有してプロジェクトでより効果的にやり取りし、コラボレーションできるようになるため、生産性がさらに向上します。

たとえば、企業は安全なドキュメント ポータルを通じて第三者と情報を共有できるようになりました。これにより、全員がより効率的に作業できるようになるだけでなく、監査にとって重要な、企業内外の重要な情報の流れの可視性と制御も維持されます。

生産性とエンタープライズグレードのセキュリティを向上

一部のベンダーは、プライバシーとデータ セキュリティのリスクを理由にクラウド ソリューションの導入を躊躇するかもしれませんが、最大手のクラウド プロバイダーの中には、小規模な部門向けソリューションにエンタープライズ グレード (またはそれ以上) のセキュリティを提供できるところもあることは注目に値します。同社のデータセンターは通常、冗長化されており、複数の電力網に接続されており、データストレージは複製され、暗号化されています。ほとんどの企業にとって、オンプレミスのデータセンターやサーバールームで同じレベルの冗長性を実現することは困難です。ほとんどのクラウド コンピューティング プロバイダーは、データを保存する物理的な場所を柔軟に選択することもできます。

計算集約型のワークロードの場合、クラウド コンピューティングは従来の仮想化サーバー環境よりも高い弾力性も提供します。たとえば、コンピューター ビジョン API などの一部の AI サービスでは、ローカルで維持するにはコストが高すぎるレベルの容量が必要です。マルチテナント クラウド サービスを使用すると、クラウド コンピューティング プロバイダーは、オンデマンドで手頃な価格でハイパースケール コンピューティングを提供できます。

SaaS モデルは、ライセンスの観点からもより高い柔軟性を提供します。企業は必要なサービスに対してサブスクリプション料金を支払い、最小限の起動時間でソフトウェアにアクセスできるようになります。さらに、多くのクラウド コンピューティング ソリューションでは自動更新が提供されるため、IT スタッフがサーバーやソフトウェアの更新に費やす時間が短縮される可能性があります。

新しいテクノロジーが情報管理市場を拡大

小規模顧客を対象とした新しいテクノロジーと新しいタイプの製品が開発されるにつれて、エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) ソリューションが中小企業に浸透しつつあります。

中小企業における情報管理ソリューションの拡大の典型的な原動力は、コスト削減、導入のスピード、ビジネス プロセスの変革です。

同時に、制御の喪失、データ セキュリティ、クラウド コンピューティングと既存のアーキテクチャとの統合などの一般的な問題が、企業のクラウド コンピューティング サービスへの移行を妨げる可能性があります。ただし、小規模な企業では通常、心配する既存のアーキテクチャが少なく、追跡および保守する社内リソースも少なく、データ セキュリティの専門知識を迅速に構築できます。

これにより、クラウド コンピューティングとハイブリッド ソリューションへの移行の決定が比較的容易になります。ハイブリッド ソリューションは、中小企業がこれらの問題のほとんどを克服するのに役立ち、必要な場所でより多くの制御を提供しながらコラボレーションを改善し、セキュリティ目的で確認する必要があるコンテンツに簡単にアクセスできるようにします。