Festo は SAP Concur を使用してコンプライアンスの高い企業文化を構築しています

「2015年に初めてフェスト グレーター チャイナに赴任し、財務管理を担当していた頃を振り返ると、社員に払い戻しのコンプライアンスと期限内支払いをリマインドするために、毎月10通から20通以上のメールを送信する必要があり、非常に煩わしかったです。今では、月に1通のメールも送信する必要はなく、社員が自発的にコンプライアンス重視の企業文化と雰囲気を作り上げています。そして、これはすべてSAP Concurとの協力のおかげです。」フェスト・グレーター・チャイナの最高財務責任者である陳建成氏は、ここ数年の同社の財務管理強化の過程を振り返り、感慨深げにこう語った。

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実際、中華圏に 2,000 人以上の従業員を抱える Festo のような多国籍企業にとって、文化的雰囲気を変えることは容易なことではありません。何年も前に、Festo も財務管理の実装を試みましたが、効果的なツールのサポートが不足していたため、期待した効果は得られませんでした。チェン氏の意見では、適切なパートナーを見つけ、適切な文化を確立することが、近年のフェスト社の財務管理業務における最大の成果です。

まずは散発的で巨額の金銭的補償から始めましょう

1925 年に設立され、ドイツのエスリンゲンに本社を置く Festo は、オートメーション技術の世界的リーダーであり、基礎および高度な産業オートメーション トレーニングの世界的マーケット リーダーです。フェスト社の中国での事業は 1985 年に始まりました。上海のアジア太平洋技術センターとグレーター チャイナ ソリューション センターは、同地域の顧客にカスタマイズされた製品とソリューションを提供するとともに、中国市場向けに空気圧および電気技術と工場自動化およびプロセス自動化のための包括的なソリューションを提供しています。主な顧客は、自動車、ゴムおよびプラスチック、電子機器および軽組立産業、食品包装、水/廃水処理、バイオテクノロジー/製薬産業です。現在、中華圏には200以上の営業所と販売店があり、従業員数は2,000人を超えています。

間違いなく、このように分散した大規模な販売ネットワークと従業員システムは、Festo China のこれまでの出張および経費管理プロセスに多くの課題をもたらしました。

まず、金銭的な償還はさまざまな支店に分散しており、分散度が高いため集中管理が不可能です。旅費精算の確認には、請求書の投稿や請求書の確認などのプロセスが必要となり、多大な人手が必要になります。これでは、財務担当者の業務効率の向上が困難になるだけでなく、財務管理を効果的に実施することも困難になります。

第二に、接続された効率的な従業員の出張および経費管理システムがないため、財務担当者は経費がどこに行き、どのように消費されているかを把握できず、経費が規制に準拠しているかどうかの確認に多くの時間と労力を費やす必要があります。

***、分散型財務管理では、サプライヤーの選択も効率性と経済性に欠けます。 SAP Concur を使用する前は、Festo China の各支店は複数の旅行ソリューション プロバイダーと連携していました。この分散型の協力方法は、時間がかかり、労働集約的であるだけでなく、さらに重要なことに、サプライヤーのコストを効果的に最適化できませんでした。

陳氏は、フェスト・グレーター・チャイナの財務部門を担当し始めた当初、「財務スタッフは、経費精算規則を従業員に思い出させるために、頻繁にメールを書かなければならなかった」と語った。これにより、財務マネージャーの時間が大量に消費されるだけでなく、従業員も経費の払い戻しの申請に多くの時間を費やしていました。

SAP Concurは完璧な組み合わせでした

まさに上記の課題があるため、Festo China は専門的な出張および経費管理ソリューションを提供できるサプライヤーを早急に探す必要があります。いくつかの製品をテストした結果が理想的ではないことがわかった後、Festo China は世界市場、特に米国市場に目を向けました。 SAP Concur の国際的な評判と米国市場での優れた実績を考慮して、Festo は当然のことながら和解の手を差し伸べました。慎重にテストと適用を行った結果、SAP Concur の製品とソリューションが Festo の財務ニーズに完全に適合していることが判明しました。

SAP Concur との連携を選んだ理由について、Chen 氏は「プロセスは実はまったく複雑ではありません。重要なのは、当社のニーズを満たすことです」と述べています。

Festo Chinaは2013年に正式にSAP Concurの使用を開始しました。世界的なデジタル変革のトレンドに適応するため、2015年にSAP Concurビジネスインテリジェンス分析機能モジュールを追加しました。デジタル化のマクロトレンドに関して、陳氏は財務管理の観点から次のように見解を述べています。「財務デジタル化の鍵はビッグデータの応用にあります。ビッグデータマイニングを通じて、より深い財務分析を実施し、従業員の出張をより正確かつ適切に管理し、具体的な経費ポリシーや財務計画をカスタマイズすることができます。」

申請プロセスを通じて、Festo China の財務管理チームは、SAP Concur がもたらす 3 つの主要な価値を明確に認識できました。

まず、経費と払い戻しの管理が一元化されます。同社は払い戻しプロセス全体の管理と透明性を大幅に改善し、全体的な払い戻しコストは 6.5% 減少しました。 SAP Concur が提供するビッグデータは、Festo が財務計画をより適切に策定するのに役立つだけでなく、出張経費を効果的に把握して管理し、企業コストを最適化するのにも役立ちます。たとえば、Festo は統合されたビッグデータを活用してホテルを含む多くのサプライヤーと交渉し、より適切なサプライヤーを選択してより有利な価格を獲得できるため、コストを一元的に管理して最適化することができます。

第二に、最適化された財務分析が達成されました。財務部門は、従業員の支出を追跡し、インテリジェントに分析することで、財務規制をより適切に最適化できます。たとえば、SAP Concur の統合された出張および経費管理プラットフォームのおかげで、Festo はビッグデータを活用し、それを従業員の出張情報と組み合わせて分析することで、特定の場所への出張時のホテル 1 泊あたりの平均費用を具体的に把握し、それを使用して基準を設定できます。 SAP Concur のリアルタイム データを活用することで、財務担当者は展示会や休日などの特別な期間中はホテル費用が通常より大幅に高くなることも把握できるため、財務部門は出張基準を策定する際にこれらの要素を総合的に分析し、Festo の財務ポリシーをより柔軟かつ合理的なものにすることができます。

***、従業員の隠れた経費を見えなくします。透明性が高く、リアルタイムでデータを共有する出張・経費管理ソリューションにより、企業は払い戻しの問題を簡単に特定して原因を見つけ、それに応じた管理方法を開発することができ、従業員の出張経費などの標準化を効果的に促進できます。

全体として、SAP Concur は Festo の財務スタッフの作業負荷を軽減し、作業効率を大幅に向上させ、コアとなる財務分析と管理にさらに集中する機会を提供しました。同時に、財務担当者間の人材の配分もより効率的になります。 「以前は、経費精算がさまざまな地域に分散していたため、財務レビューと処理に参加する従業員が数十人必要でした。SAP Concur ソリューションを適用した後は、現在、Festo Greater China の 2,000 人を超える従業員の旅費と精算処理を担当する正式な従業員は 1 人だけです。その他の財務人的資源を、より多くの財務分析作業に投入できます。」陳さんは感極まって言った。

従業員が自発的に規制を遵守することで、コンプライアンス文化が形成されます。

経済的利益、人的資源、企業コスト、設計プロセスの観点から、SAP Concur は重要な役割を果たしてきました。しかし、チェン氏にとって最も価値のあることは、SAP Concur が Festo China にもたらしたコンプライアンスの高い企業文化です。

SAP Concur を使用することで、従来のような出張予約や経費報告といった煩雑な作業は発生しなくなりました。 Festo の従業員にとって、完全に自動化されたプロセスは日常生活に利便性をもたらすだけでなく、暗黙的により高い規制要件を課すことにもなります。現在、Festo の財務払い戻しのコンプライアンスと最適化は一定のレベルに達しており、経費と払い戻しの高度なコンプライアンスは Festo の企業文化の一部となっています。さらに、経費精算の承認や手続きが簡素化され、従業員満足度も向上しました。

次期計画について、陳氏は次のように述べた。「当社は引き続き財務管理と統制を強化し、企業の事業発展を守ります。同時に、Festo は SAP Concur との継続的な協力関係をさらに深めたいと考えています。今後、SAP Concur に新製品が登場すれば、当社もぜひ試してみたいと思います。そうすることで、当社の財務管理業務にさらなる価値が生まれます。」