クラウド ERP 移行を成功させるための 13 のヒント

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[51CTO.com クイック翻訳]多くの企業にとって、オンプレミスのエンタープライズリソースプランニング (ERP) システムをクラウドプラットフォームに移行することは課題です。これは、ミッションクリティカルなアプリケーションの大規模な移行がスムーズに行われるようにするための 1 つの方法です。

ほとんどの企業にとって、オンプレミスの ERP システムをクラウドプラットフォームに移行することが最優先事項となっています。これは、CIO がキャリアの中で取り組むプロジェクトの中でも、最も困難で複雑かつリスクの高いプロジェクトとなる可能性もあります。

うまくいけば、同社は今後数年間で市場競争において有利な立場に立つことになるかもしれない。調査会社IDCが実施した最近の調査と研究によると、新型コロナウイルス感染症の流行前にデジタル変革計画の一環としてクラウドERP移行の導入を開始した企業は、そうしなかった企業よりもビジネス面ではるかに優れた業績を上げているという。「これにより、企業は新製品開発の準備を整え、市場リーダーになることができる」とIDCのアナリスト、ミッキー・ノース・リッツァ氏は語った。

しかし、これを実行するのは簡単ではありません。 Rizza 氏は、「クラウド ERP 移行時に一部のデータ要素が欠落していると、業務運営に影響が出る可能性があります」と指摘しています。

CIO が問題に対処し、落とし穴を回避できるように、企業が ERP をクラウドに正常に移行するためのヒントをいくつか紹介します。

1. 過去のクラウド移行アプローチから学ぶ

実際、多くの企業が ERP 以外のアプリケーションをクラウドプラットフォームや SaaS プラットフォームに移行しています。これらのプロセスで得られた経験と教訓は、企業が ERP をクラウドプラットフォームに移行する方法の参考になるはずです。

CIO は、プロセスの早い段階で、過去のプロジェクトに関係のある経営幹部、エンドユーザー、IT スタッフを集めて、発生する可能性のある予期しないコストや技術的な障害、および発生する可能性のあるセキュリティ、プライバシー、データバックアップ、ネットワークの問題を特定する必要があります。組織内で変化に抵抗するグループや個人を特定することも重要です。各企業には独自の文化があるため、以前のクラウドコンピューティングの展開手順がどのように伝達され、受信され、実行されたかを理解することも重要です。

2. 包括的な計画を立て、それに従う

包括的な計画を立てずに、ビジネスにとってこれほど重要なプロジェクトに着手する人はほとんどいないでしょう。しかし、必要なのは単なる計画ではありません。トレーニング、セキュリティ、ネットワーク、継続的な監視とメンテナンスの計画に加えて、アプリケーション移行計画、データ移行計画、通信計画も必要です。大企業の ERP クラウド移行は完了までに 3 ～ 4 年かかる場合があるため、全体的な計画には具体的なマイルストーンを設定する必要があります。したがって、会社のチームは、計画どおりに進み、先延ばしを避けるために一生懸命働く必要があります。しかし、その計画には、変化するビジネス環境に適応できる程度の柔軟性も必要です。

3. アプリとデータの在庫を確認する

この要件は基本的なように聞こえますが、企業では長年カスタムビジネスアプリケーションを使用しており、独自のアプリケーションもいくつか作成しています。企業の IT 部門がアプリケーションポートフォリオの包括的な調査を実施すると、その複雑さと多様性に驚かされるでしょう。データと同様に、企業は保有するアプリケーションのサイズと場所、アプリケーションを使用するために移行する必要があるデータの量、アーカイブする必要がある履歴データ、およびその保存期間を把握する必要があります。

4. ビジネスプロセスと組織知識を評価する

ERP アプリケーションは単独では動作しないため、ERP システムが他のシステムにどのように適合するかを理解することが重要だと IDC の Rizza 氏は言います。これは、顧客関係管理 (CRM) などの社内システムだけでなく、ビジネスパートナーに応じて変更する必要があるプロセスにも当てはまります。

さらに、企業は自社の技術と知識を棚卸しし、保有する知識だけでなく、ERP システムをクラウドプラットフォームに移行した後に影響を受ける可能性のあるプロセスに関して、これまで何を行ったかを明確に把握する必要があります。

5. 1段階アプローチと2段階アプローチのどちらを使用するかを決定する

ERP アプリケーションをクラウドに移行する場合、企業は 2 つの戦略を採用できます。ワンステップアプローチでは、既存のアプリケーションを 1 つのステップでクラウドに「リフトアンドシフト」し、その後、特定のアプリケーションを時間をかけてリファクタリングまたは書き直して、簡素化および最適化されたクラウドネイティブアプリケーションのビジネス上のメリットを最大限に活用できます。 2 段階のアプローチにより、オンプレミスの状態にあるアプリケーションを最新化し、更新されたアプリケーションをクラウドプラットフォームに移行して、すべての作業を 2 つのステップで完了できます。一般的に、2 段階方式はより早く利益が得られ、リスクが低いため、より人気があります。

6. 包括的なトレーニングプログラムを作成する

米国マサチューセッツ州ウェルズリー大学の最高情報責任者であるラヴィ・ラヴィシャンカー氏は、職場で ERP システムのアップグレードを 2 回実施しました。彼は IT チームを率いて、大学の元の ERP システムを Workday クラウドプラットフォームに移行しました。同氏は、クラウドコンピューティングベンダーが提供するトレーニング教材と方法がゲームチェンジャーであると述べました。

Ravishanker 氏は、エンドユーザー向けに Workday のトレーニング資料をカスタマイズすることが有益であることに気付きました。「スクリーンショットでプロセスを理解できるようにドキュメントを作成する必要がある」と彼は語った。

彼が率いる IT チームは、コンピューターラボで大学のスタッフに実践的なトレーニングを提供しました。また、場合によっては、従業員がオフィスで一対一でトレーニングを受けている（これはパンデミック前の慣行だった）。ラヴィシャンカー氏は、このトレーニングは継続的なプロセスであると指摘した。 ERP システムが導入された後でも、従業員はベンダーが継続的に更新するトレーニング資料を学習するために時間を確保する必要があります。

7. できるだけ多くのプロセスを自動化する

自動化により、組織はクラウド ERP の移行を加速できるだけでなく、人的エラーも削減できます。データ転送を自動化するツール、すべての操作が正しく完了したことを確認するためのデータ移行の監査ツール、テスト、バックアップ、災害復旧を自動化するツールなど、さまざまな自動化ツールを使用できます。

8. 重要でないアプリケーションを最初に移行する

ERP ベンダーは、アプリケーションの使用レベル、複雑さ、ビジネスへの影響を分類するマトリックスを作成することを推奨することがよくあります。この戦略によれば、ERP 移行を実施する場合、IT リーダーはビジネスへの影響が最も少ないアプリケーションの移行から始める必要があります。 Ravishanker 氏はこのアプローチを使用して Wellesley の ERP アプリケーションを Workday クラウドプラットフォームに移行し、ミッションクリティカルなコスト削減を実現しました。この戦略の一環として、Ravishanker は実際にしばらくの間、古いシステムと新しいシステムを並行して実行し、2 つのシステム間の切り替えがスムーズに行われるようにしました。

9. ネットワークとセキュリティのリスクを考慮する

企業がコアビジネスプロセスをクラウドで実行したら、従業員がどこからでも安全にそれらのアプリケーションにアクセスできることが重要です。企業は、従業員がネットワーク接続を介してアクセスできることを確認し、2 要素認証を要求する必要があります。企業は、MPLS、メトロイーサネット、固定無線、従来のブロードバンドリンクの組み合わせを通じて、クラウドへの冗長接続も確立する必要があります。

10. 移住に影響を与える可能性のあるスキルギャップを特定する

アプリケーションをクラウドに移行する経験があまりない組織では、作業に必要なスキルを客観的に評価し、それを IT スタッフのスキルと一致させることが重要です。たとえば、従業員はクラウド用にアプリケーションを書き直すための専門知識と知識を持っていますか?アプリケーションを評価し、規制やセキュリティ上の理由からオンプレミスに残す必要があるアプリケーションを決定できるように、ビジネスプロセスに挿入されていますか?どのアプリケーションをそのままクラウドに移行する必要がありますか?クラウドへの移行のために書き直すと、どのアプリケーションがビジネス上の大きなメリットをもたらすでしょうか?これらの分野では、多くの企業が関連するスキルと経験を持つ外部の専門家や組織を雇用して支援を求めています。

11. 災害復旧と事業継続計画を再評価する

ERP アプリケーションをクラウドに移行したら、災害復旧 (DR)/事業継続 (BC) 計画が新しい現実を反映することが重要になります。幸いなことに、アプリケーションをクラウドに移行すると、バックアップと災害復旧の計画を改訂して、クラウドベースのバックアップと復旧を組み込む機会が得られます。これにより、バックアップデータセンターや、バックアップディスクやテープをホストするための物理的な施設が不要になります。

12. コミュニケーションのチャネルをオープンに保つ

「管理職が共感を持ち、従業員が感じている苦痛を理解することが重要だ」とラヴィシャンカー氏は語った。 CIOは最初からプロジェクトに関わる全員とコミュニケーションを取り、プロセス全体を通じて継続的なコミュニケーションを維持する必要がある、と彼は述べた。そして、エンドユーザーの意見に耳を傾け、可能な限りプロジェクトの改善と完成に協力してもらいましょう。彼のチームは、新しいシステムが稼働した後もユーザーが質問がある場合に電話をかけられるように、ホットラインも設置しました。

組織は、顧客やサプライヤーへのコミュニケーションの取り組みを拡大し、実施される変更によってビジネスプロセスが改善され、長期的には従業員の仕事と生活が楽になるようにする必要があります。