SaaS 更新交渉を成功させる 6 つのステップ

契約交渉を成功させる鍵は準備であることは周知の事実ですが、SaaS の更新には独自の課題が伴います。この記事では、交渉を成功させるために必要な準備について説明します。

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サービスとしてのソフトウェア (SaaS) が市場で広く採用されるにつれて、多くの初期契約が期限切れとなり、顧客は更新交渉に直面しています。しかし、他の IT 取引とは異なり、アプリケーションのライセンスを所有していないため、SaaS の更新では交渉力はより影響を受けます。以下の点を考慮する必要があります。

• 更新価格には保護措置が講じられていますか、それとも価格は交渉可能ですか?
• SaaS またはオンプレミスへの移行のオプションを特定しましたか?
• 代替解決策を交渉し、実施するのに十分な時間はありますか?
• 別のソリューションへの移行にかかるコスト、時間、業務の中断を補うだけの十分なビジネスケースはありますか?
• 合意に達することができない場合、または更新しないことを選択した場合、あなたのビジネスはどうなりますか?

多くの更新交渉ではコスト削減の目標を達成できないだけでなく、交渉チームとサプライヤーとの関係にも大きな損害を与えます。実際、交渉が失敗する原因はすべて交渉スキルの欠如によるものではなく、組織が十分な準備をしていないことにあります。

SaaS の更新交渉はあなたにとっては新しいものかもしれませんが、SaaS プロバイダーはそれを毎日行っており、明確に定義されたプロセスと手順をすでに導入しています。通常、契約者は有効期限の少なくとも 1 年前に更新について検討を開始し、交渉戦略の策定や容量拡張などの目標の決定に役立つ顧客固有の情報を収集します。彼らはあらゆる交渉ツールを熟知しており、その長所と短所を評価しています。つまり、SaaS ベンダーは、目標を達成するために更新交渉プロセスを推進するのに適した立場にあります。

チームの成功を支援するために考慮すべき 6 つの重要な要素は次のとおりです。

タイムライン

少なくとも1年前には準備を始めましょう。有効期限前に有利な更新契約に達することができない場合は、ほとんどの場合、サプライヤーにとって最も有利な契約に署名することを余儀なくされることに注意してください。交渉戦略に対する経営陣の賛同を得るのにも時間がかかります。さらに、最良の資産が別のソリューションに移行される可能性も常に存在します。したがって、別の解決策に進むのに十分な時間をとって交渉を終了する必要があります。そうしないと、交渉を放棄するという脅しは意味をなさなくなります。

交渉の準備期間を決定する際には、組織内の手順や承認の障壁、SaaS ソリューションの複雑さや依存性を必ず考慮してください。

交渉チームとエグゼクティブスポンサー

交渉を始める前に、交渉チームのメンバー、それぞれの役割、エスカレーション ポイントを明確に特定し、エグゼクティブ スポンサーからの承認と強力なサポートを得る必要があります。あなたが確立した交渉材料の成功は、サプライヤーによってテストされます。効果的であるためには、あなたの立場と主張は信頼できるものでなければなりません。

ベンダーは、典型的な交渉戦術がどのように進むべきかをよく理解しており、交渉において「ノー」と言うことでチームの信念を試すだけの自信を持っています。唯一の手段は、適切な場合にエグゼクティブ スポンサーにエスカレーションすることです。エグゼクティブ スポンサーは、予算を管理し、プロセスを承認し、組織内での逸脱や新しい戦略の作成に影響を与える権限を持つ人物である必要があります。サプライヤーがエグゼクティブスポンサーから直接あなたの立場を聞くと、あなたの立場が検証され、交渉チ​​ームの信頼性が高まります。

ビジネスニーズを特定し優先順位を付ける

機能チームは交渉チームと協力して、具体的な交渉ニーズを決定する必要があります。機能チームのメンバーは、ソリューションの価値をより深く理解している傾向があり、ソリューションの価値を最大化するために修正する必要がある問題点を浮き彫りにすることができます。交渉では、より良い価格や取引条件を考慮するだけでなく、全体的な価値にも焦点を当てる必要があります。

交渉においては、価値を表現することも非常に効果的で説得力のある方法です。価値を評価する際には必ず総合的なアプローチを取り、条件や要件を明確にしてください。そうすることで、全体的な価値実現が直接的に向上します。これは、より良い価格設定や価格保護、ソリューション パフォーマンスの向上、サポートの強化、開発ロードマップの可視性と影響などの形をとる場合があります。また、最も価値の高いプロジェクトの達成に集中し、必要に応じて価値の低いプロジェクトを犠牲にできるように、優先順位を付けることも重要です。

サプライヤーの目標と姿勢を予測する

ベンダーは更新を確保するだけでなく、アップセルや新しいソリューションの追加も望んでいます。彼らの目標は収益を最大化することです。しかし、取引による収益以外にも追加的なメリットをもたらすため、特定の種類の販売がより重要になるという戦略的な目標も存在します。たとえば、サプライヤーが新しいソリューションを開発したばかりであったり、別の地域への拡大を検討している場合もあります。これらのいずれかが組織にとって意味をなす場合、交渉力が大幅に向上する可能性があります。

また、リクエストを承認してもらうには、サプライヤーに説得力のある理由が必要であることにも留意してください。単に支払った金額が高すぎると感じたから、あるいは他の価格よりも高いと聞いたからという理由で値下げをお願いしても、あまり説得力がありません。要求が妥当なものであれば、サプライヤーは守勢に立たされ、上司に要求を承認するよう勧めるのではなく、要求を拒否する理由を示すことに重点が移ります。サプライヤーの目標と意思決定プロセスを理解することは、サプライヤーにリクエストを承認してもらうための鍵となります。

棒とニンジンを選ぶ

交渉を具体的に要求する理由と、サプライヤーが交渉を拒否した場合にどうするかを特定します。これは感情的な感覚を超えたものです。ここでは、ソリューションの追加や他セクターへのソリューションの拡張など、ベンダーの他のオプションや追加の機会を考慮する必要があります。つまり、サプライヤーがあなたの要求を拒否した場合にどのようなひどい事態が発生するか、また、サプライヤーがあなたの要求を受け入れた場合にどのような利益が得られるかを判断する必要があります。これは、ベンダーの担当者がお客様のリクエストを評価するコンテキストです。

また、交渉へのアプローチを決定する必要があります。トップダウン アプローチ (経営レベルで交渉を開始し、期待を伝え、その後、営業チームと調達チームに詳細を交渉させて必要に応じてエスカレーションさせる) にするか、ボトムアップ アプローチ (営業レベルと調達レベルで交渉を開始し、必要に応じてエスカレーションさせる) にするかを決定します。これは、サプライヤーとの関係、リクエストの性質、交渉を完了するまでにかかる時間、およびその他の要因によって異なります。

コミュニケーション方法とガイドライン

交渉チーム内および組織全体でサプライヤーとのコミュニケーション ガイドラインを定義することは非常に重要です。サプライヤーは、どこからでも情報を探し、連絡しないように明確に指示していたとしても、ビジネス マネージャーや従業員に連絡することを躊躇しません。これらの基本原則を伝えることで、組織は混乱を避け、サプライヤーに対して統一された姿勢と一貫したメッセージを伝えることができます。

また、サプライヤーとのコミュニケーションに単一の連絡先を使用するか、小規模なチームを使用するか、また、どのような情報を口頭と書面で伝える必要があるかについても検討する必要があります。推奨されるアプローチは、口頭でのコミュニケーションを使用して高レベルの目標や問題点などを特定し、書面によるコミュニケーションを使用して具体的な価格設定や取引条件を明確に表現することです。交渉中に各問題に関する各当事者からの最新の提案についていかなる疑問も生じないように、提案を交渉するための正式なプロセスを設けることが重要です。これは、エグゼクティブ スポンサーに定期的に進捗レポートを提供し、エスカレーションが発生した場合の交渉に備えるのにも大いに役立ちます。

十分な準備は交渉チームに自信を与え、この自信が交渉中の成功の可能性を高めることを忘れないでください。