クラウド移行によりライセンス取得プロセスの煩わしさが解消されます

今後は、建築許可、電気許可、その他の許可を申請するために地方自治体や州の事務所まで出向く代わりに、ロードアイランド州の住民、企業、請負業者は、オンライン サービスを通じてそれらの作業を一度で完了できるようになります。

そして 2016 年、ロードアイランド州は、州の電子システムと地方自治体の電子システムを結び付ける、州全体にわたるクラウドベースの電子許可システムを導入しました。許可プロセスが一元化および簡素化されるため、承認が迅速化され、顧客サービスが向上し、政府機関のコストが削減されます。

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「以前は、免許証はすべて紙ベースで、市役所や州役所に行く必要があったため、時間がかかり面倒な手続きだった。現在は完全に電子化されており、携帯電話でも手続きできる」とロードアイランド州商務省のエリザベス・タナー局長は語った。

ロードアイランド州は過去10年間にわたり電子政府サービスを拡大しており、その取り組みには住民や企業が許可証やライセンスの申請をオンラインで申請、支払い、進捗状況を追跡できる電子許可システムも含まれている。これらの電子許可システムは、クラウド コンピューティングとサーバー テクノロジによって提供される機会を活用します。

「アマゾンのクラウドサービスで得られるのと同じシンプルなオンライン体験を望む人が増えており、それが効率性の向上と時間の節約につながっている」とロードアイランド州情報担当者協会の上級政策アナリスト、エイミー・ヒル・グラスコック氏は述べた。

グラスコック氏は、バックエンドのワークフローを自動化し、機関がクラウドを通じて許可承認プロセスを電子的に管理できるようにすることで、政府機関は電子許可をより効率的に活用していると付け加えた。

クラウドコンピューティングが電子政府にとって重要な理由

タナー氏は、ロードアイランド州行政管理予算局の規制改革局、行政省のIT部門、ロードアイランドビジネスコーポレーションなど複数の州政府機関が、許可手続きを効率化し、経済発展を促進するために電子許可プロジェクトに協力したと述べた。

ロードアイランド州は、Microsoft Azure パブリック クラウド プラットフォームでホストされるクラウドベースのライセンス ソフトウェアを標準化しました。このパイロットプログラムは、10の自治体、ロードアイランド州消防局、建築基準委員会で実施されています。

現在、州内の39都市のうち28都市で新システムが稼働しており、さらに3都市が2019年第2四半期に稼働する予定だとタナー氏は述べた。

電子許可システムは、処理が速いだけでなく、利便性と透明性も提供します。このシステムは、州の住民、請負業者、建設業者が、建設、電気、機械、配管、引っ越し、解体、太陽光発電の許可を申請するために使用します。

「人々は勤務時間中だけでなく、自宅や職場からいつでもライセンスを注文できる」とタナー氏は語った。 「また、非常に透明性があります。オンラインで進捗状況を確認し、遅延を心配することなく、アプリケーションのパフォーマンスを確認できます。」

多くの管轄区域では、クラウド コンピューティングによって、一部の町や市の機関の年間メンテナンス コストが削減され、老朽化し​​た許可システムが置き換えられました。

州のIT部門ディレクター、サンディ・ファータド・ナルドッツァ氏は、各自治体がプロセス、料金、フォームをカスタマイズしているため、州のIT部門は各自治体と協力して新しいソフトウェアを導入したと述べた。

ほとんどの自治体は、2 つのベンダーの許可ソフトウェアを標準化しています。 「私たちは両社と協力して、新しいベンダーと連携するためのデータ移行ファイルを開発しました。これにより、プロセスが大幅に簡素化され、時間も短縮されました」とFurtado Nardozza氏は述べています。

ほとんどの場合、ライセンスには市政府または州政府からの承認のみが必要です。しかし、一部の許可は地方政府と州政府の両方を経由します。たとえば、自治体に建築主事や消防署長がいない場合は、州が許可を承認することができます。

「スポンサーが市町村レベルで申請すると、自動的に州とつながり、許可証が同時に両方向で処理されるようになる」とタナー氏は語った。

ソルトレイクシティ、承認時間を短縮

ユタ州では、ソルトレイクシティのオンライン許可システムにより、建築許可の審査にかかる時間が2015年の114日から2017年の59日にほぼ半分に短縮されました。

ソルトレイクシティが電子許可制度を導入したのは、以前の紙ベースのシステムが顧客にとって使い勝手が悪く、調整不足で行き詰まることが多々あったためだと、市の建築サービス局長オリオン・ゴフ氏は語った。ソルトレイクシティの計画、建築、公共事業、交通、工学、消防の各部門が順番に各申請書を審査しますが、それらの審査は同時に行われるわけではありません。

クラウド コンピューティングとオンプレミス ソフトウェアを組み合わせて使用​​するソルトレイク シティの電子許可システムは、この状況をすべて変えました。市は10年近く前に電子許可システムを導入したが、毎年新しい機能やその他の改善を加えてきた。現在、ライセンス申請の約 90% は電子的に提出され、審査されています。申請者が紙の申請書を提出した場合、政府機関はそれをスキャンしてデータベースにデジタル化するとゴフ氏は述べた。

年間約 13,000 件の許可証を発行するソルトレイクシティでは、実際に許可証発行に 3 つのソフトウェア ソリューションを使用しています。クラウドベースの文書管理システム、電子レビューと通信を可能にする商用ライセンス ソフトウェア。申請者が申請状況や検査のスケジュールを設定できる対話型音声認識ソフトウェア。

これまで、申請者は複数の紙の申請書を提出し、審査のためにさまざまな部門に別々に提出していました。現在では、計画を電子的に提出し、ソフトウェアを通じてすべての部門に同時にレビューを依頼することができます。 「当社には、すべてのライセンスを追跡し発行する共有データベースがあります」とゴフ氏は語った。

同市のIT部門は許可証ソフトウェアを市の金融システムにリンクさせ、オンラインでの支払いを受け付けるようにし、効率性を高めたとも付け加えた。

政府機関は電子許可システムを開発し、テストする必要がある

ゴフ氏は、電子許可システムを導入する前に、政府機関はプロセス全体を文書化し、実際のワークフローをソフトウェアで設計して実装できるようにする必要があると述べた。

コロラド州アダムズ郡が行ったのはまさにこれです。アダムズ郡政府は、2017 年 1 月に建築許可のための電子許可センターを立ち上げる前に、システムの開発とテストに 1 年を費やしました。

郡は事業許可申請を開始し、まず事業プロセスを開発しました。その後、郡は電子許可審査ワークフローを構築し、ユーザーフレンドリーなエクスペリエンスを確保するために一般向けのコンポーネントを追加しました。

このソフトウェアは、運用、テスト、開発環境の 9 台の仮想サーバー上で実行されます。郡は、Cisco Systems および Dell サーバー上で実行される VMware 仮想化ソフトウェアを標準化しました。同郡のアプリケーション開発責任者であるブライアン・ドビンズ氏は、すべての許可データは Microsoft SQL Server データベースに保存されていると述べた。

コロラド州アダムズ郡電子許可センターにオンラインで提出された建築許可の割合は、年間を通じて 87% に達しました。

「バックエンドが適切に機能していることを確認する必要があります。お客様がオンラインで許可を申請して、何かが間違っていることに気付くようなことは避けたいのです」とアダムズ郡コミュニティ経済開発部の顧客およびプロセス開発責任者、アンドレア・バーグ氏は語った。

このプロセスでは、まず申請書が受理され、技術者が必要な書類がすべて提出されていることを確認できる必要があります。その後、計画審査者は、申請書を審査したり検査を実施したりする必要があるすべての部門にパッケージを送信します。これらのレビュー担当者は、電子メールとソフトウェアを通じて新しいタスクと期限に関するアラートを受け取ります。応募者は電子メールで結果を受け取ります。

「申請者はいつでもログインしてコメントを読み、申請がすぐに承認されるのか、それともさらに情報を提供したり、質問に答えたり、提案に変更を加えたりする必要があるのか​​を知ることができます」とバーグ氏は述べた。

電子化されて以来、アダムズ郡当局は許可審査プロセスを 4 倍にし、承認時間を 30 日から 10 日に短縮しました。 「世間の反応は非常に好意的でした」と彼女は語った。