クラウド サービス初心者のための SaaS コスト管理のヒント 3 つ

企業によるクラウドベースの SaaS 製品の導入が加速している理由は、世界的なパンデミックの拡大、ソフトウェアやハードウェアの時代遅れ、あるいは企業のデータセンターにおける単純な機器の故障など、さまざまな要因が考えられます。

しかし、もうすぐ、まだ届いていないとしても、最初の請求書が届くでしょう。クラウド サービスに不慣れで、SaaS コスト管理コントロールを導入していない場合、請求額は衝撃的なものになる可能性があります。

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IT スタッフはコストを問題としてではなく、財務部門が処理するものと見なすかもしれませんが、SaaS の請求額は上級管理職でさえ気付くほどに膨れ上がる可能性があります。最終的には、IT 部門がこれらの新しいコスト（誰が、何を、なぜ）を説明する必要があります。これはほんの始まりに過ぎません。

ほとんどのクラウド サービスは月単位で課金されるため、こうしたコストに関する議論は今後も続くでしょう。運が良ければ使用量が減り、請求額が減るかもしれません。しかし、使用量が増え、それに伴って請求額も上がると、上級管理職との毎月の話し合いが面倒になる可能性があります。

急速なクラウド移行や計画外のクラウド移行を回避するためにできることはありますが、初期の影響はすでに発生していることを覚えておくことが重要です。ここでやり直すことはできませんが、これらの SaaS コスト管理のヒントに従えば、組織内で予算アラームが鳴ることを回避できます。

切断サービス

最初に尋ねる最も簡単な質問の 1 つは、「このサービスは必要ですか?」です。

これは奇妙な始まりのように聞こえるかもしれません。しかし、危機的状況では、人々は必ずしも完全に理解していないものや、必要としていないものを購入したり、購読したりすることになります。これは私が「ジム」の例と呼んでいるものに似ています。

良い意図を持ってジムに入会しましたが、結局、ジムに通っても期待どおりの効果が得られませんでした。では、なぜそれを支払い続けるのでしょうか?この課題は技術的なものというよりは政治的なものであることが多いですが、それでも話し合う必要がある課題です。

問題のサービスが実際に使用されているかどうか、また何人の人が使用しているかを調べます。多くの場合、クラウド サービスが少数のユーザーによってのみ使用されている場合や、ビジネス成果への影響がほとんどない場合は、高額な料金を支払う必要はありません。

クラウドサービスの統合

多くの企業ではツールやサービスが重複しているため、次の SaaS コスト管理のヒントは潜在的な統合についてです。本当にクラウド リソースが必要だと判断した場合は、どのクラウド サービスを選択するかを決定する必要があります。

これが SaaS クラウド サービスを使用する際の主な問題です。このジレンマの一般的な例は、ビデオ会議サービスです。 Zoom、Skype、Google Meet、Amazon Chime、Cisco Webex、Microsoft Teams は、最も人気のある SaaS ベースのビデオ会議アプリケーションです。ここで問題となるのは、各サービスがどのような機能を提供するか、またはそれがいくらかかるかということではありません。問題は、ビジネスでどのサービスが必要か、またはすでに使用しているかということです。人事部門は Zoom を使いたい、エンジニアリング部門は Teams を使いたい、経理部門は Google を使いたいと考えています。これは間違いなく IT の悪夢です。

理想的には、この決定は、調査、セキュリティとコンプライアンスのニーズ、機能要件、インポート/エクスポート機能、およびその他の多くの要因に基づいて行われます。実際、すでに使用して展開されているサービスであれば、どれでも使用できる可能性があります。

現在、複数のサービスを選択すると、サポートの悪夢は言うまでもなく、ボリュームディスカウントや標準化の機会を失う可能性があります。サービスを統合するのは不可能に思えました。一度にすべてやろうとすると、おそらく公の場で失敗することになります。誰もユーザーが IT に対して怒ることを望んでいません。

前回のヒントと同様に、クラウド統合にはコミュニケーション スキルが必要になります。人々が特定のサービスを利用する理由を理解するために時間を取ってください。別のツールに切り替えるという考えに賛同してもらえるよう、彼らと協力しましょう。

これは簡単でも早く終わる仕事でもありません。既存のツールよりもうまく機能する可能性のある新しいツールを人々に放棄させることは困難ですが、このような状況では正直になりましょう。費用をご説明ください。それらを IT のみの予算の中に隠す理由はありません。過剰な請求が企業や従業員に実際に影響を及ぼす可能性があることを人々は理解するでしょう。

これは完璧ではなく、時間もかかりますが、ユーザーが望むサービスを削除するときに IT 部門が「悪者」とみなされることを防ぎます。ここでは責任転嫁は行われません。 IT 部門は、決定の影響を説明し、ユーザーと協力してその影響を理解します。

現在、クラウド サービスが増えるほど、この目標を達成することが難しくなります。サービスチャンピオンを探してください。これらの人々が新しいサービスの導入の中心となります。彼らはソースから始め、チーム全体を通して作業を進めていきます。

監視サービス

使用状況や展開状況によりサービスを削除できない場合は、制御と監視に重点が移ります。

新しいツールやサービスでは、適切なサービス レベルを確保するために、新しい監視ツールやアラートが必要になる場合があります。これらの監視サービスでは、ツールだけでなく、さまざまなシステムで実行されるエージェントに対しても料金が必要になる場合があります。それは聞きたくないことかもしれませんが、無視できないことです。これはエコシステムの一部であり、IT 部門はこれをサポート対象システムとして扱う必要があります。

経営陣の賛同を得たい場合は、使用状況を確認してください。可能であれば、このデータを使用して使用量を削減するという主張を裏付け、最終的にはコストを削減します。もちろん、これが裏目に出る可能性もあります。問題のクラウド サービスが実際に使用されている場合、コストは正当化されます。それはあなたが望んでいた答えではないかもしれませんが、少なくとも真実はわかります。

これらのサービスは悪意のある目的で使用されるものではないことに留意してください。これは人々が仕事を継続できるようにするために行われるものであり、IT 部門と経営陣はこれを認識する必要があります。同時に、これらのサービスを制御する必要があり、シャドー IT による悪影響を許してはなりません。

しかし、これらのサービスのプラスの影響を無視したり、潜在的なマイナスの影響を排除したりすることはできません。 IT 部門は、エンド ユーザーからマネージャー、運用チーム、ヘルプ デスク、そしてその間の全員に至るまで、SaaS リソースのあらゆる側面を理解する必要があります。このプロセスには誰もが関与しており、IT 部門は交通警察と外交官の両方の役割を果たし、すべての関係者にとって最適な妥協点を見つける必要があります。